根據國家有關法律法規,財政部會同證監會、審計暑、銀監會、保監會制定了《企業內部控制基本規范》,自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行,鼓勵非上市的大中型企業執行。筆者認為該《規范》的實施,對內部控制制度的順利實施起到一個極大的推動作用,是廣大企業所擁護的,下面簡單探討一下我國的以會計系統控制為重點的內部控制制度。
一、內部控制度的必要性
企業內部控制制度劃分為內部管理控制制度與內部會計控制制度兩大類。內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制,例如,企業單位的內部人事管理、技術管理等,就屬于內部管理控制。內部會計控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制,例如,由無權經管現金和簽發支票的第三者每月制銀行存款調節表,就是一種內部會計控制,通過這種控制,可提高現金交易的會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性。企業制定內部控制制度的基本目的在于:保證組織機構經濟活動的正常運轉,保護企業資產的安全、完整與有效運用,提高經濟核算的正確性與可靠性,推動與考核企業各項方針、政策的貫徹執行,評價企業的經濟效益,提高企業經營管理水平。尤其需要指出的是,企業財務管理系統電算化已經普及,但計算機信息失控、破壞情況日趨嚴重,從而造成責任不明、相互推卸等問題,其關鍵在于計算機算軟件存在著密碼缺乏牽制性,常用的密碼設置方法已不適應電算化會計信息系統的管理和發展,所以財務管理電算化應提高會計信息的保密程度:避免信息泄漏及時實體信息破壞。內部控制貫穿于企業經營管理活動的各個方面。只要企業存在經濟活動和經營管理,就需要加強內部控制,建立相應的內部控制制度。
二、內部控制制度包含的因素
第一,內部環境。內部環境是企業實施內部控制的基礎,一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化等;第二,風險評估。風險評估是企業及時識別、系統分析經營活動中與實現內部控制目標相關的風險,合理確定風險應對策略;第三,控制活動。控制活動是企業根據風險評估結果,采用相應的控制措施,將風險控制在可承受度之內;第四。信息與溝通。信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息,確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通;第五,內部監督。內部監督是企業對內部控制建立與實施情況進行監督檢查,評價內部控制的有效性,發現內部控制缺陷,應當及時加以改進。
三、會計系統控制是內控制度中的重中之重
會計系統是一個企業管理系統的核心之一,一方面它通過記錄和報告歷史經濟業務來反映企業的資產狀況、經營成果以及現金流量的狀況;另一方面,這些信息為企業經營決策和與企業利益相關的外部使用者的投資決策提供依據。要保證會計信息的真實、完整,就必須健全內部控制制度。會計系統的內部控制要求企業依據《會計法》,國家統一的會計制度,制定適合本企業的會計制度,明確會計憑證、會計賬簿和財務報告以及相關信息披露的處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法,實行會計人員崗位責任制,充分發揮會計的監督職能,確保企業財務報告的真實、可靠和完差。
要想實現內部會計系統的控制目標。企業要從兩個方面著手:
1 依法設置會計機構并配備合格的會計人員。企業應根據套計業務的需要,設置會計機構,或者在有關機構中設置會計人員并指定主管人員。設置會計機構應當配備會計機構負責人,在有關機構中配備專職會計人員,在專職會計人員中指定會計主管人員。此外,大中型企業還應當設置總會計師,設王總會計師的企業,不得設置與其職權重疊的副職。從事會計工作的人員,必須取得會計從業資格證書。會計人員調動或離職時應與接管人員辦理交接手續。一般會計人員辦理交接手續由會計機構負責人監交;會計機構自貴人辦理交接手續,由單位負責人負責監交。必要時主管單位可以派人會同監交。會計人員崗位調動,必須將本人所經管的會計工作全部移變給接替人,沒有辦清手續的。不得調動或者離職。
2 會計信息系統內部控制的具體內容。
第一,會計憑證填制的控制。會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。只有當某交易或事項真實發生時才能填制相應的原始憑證,在填制過程中,企業應嚴格要求有關人員按各種憑證的填制要求來填制,不得隨意涂改、撕毀等。
記賬憑證是依據原始憑證采填制的,該工作一般由會計人員擔任。記賬憑證的填制主要涉及兩個方面:一是原始憑證的審核。是有關業務或事項的會計處理。原始憑證的審核重在審核憑證的真實性和填制的正確性。套計人員應堅決拒鮑接收不符合規定的原始憑證。對于填制不全或不正確的憑證,應要求經辦人員補充或重新填制,對于弄虛作假的憑證,會計人員應扣留并向上級部門報告,由上級部門追查有關人員的責任。
第二,會計賬簿登記的控制。賬簿按詳細程度分為總賬和明細賬,在登記的過程中,最重要的一點是,不能由一人同時登記總賬和明細賬,對于記錄錯誤的賬頁要出作廢標志,不能任意撕毀,對于確實需要改動的地方,應有改動人員在改動的她方簽章,以便一旦出現問題,能追查責任。企業應當在日常會計處理過程中及時進行對賬,將會計賬簿記錄與實物資產、會計憑證、往來單位或者個人等進行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符,賬實相符,確保會計記錄的數字真實、內容完整、計算準確、依據充分、時間適當。
第三,會計報表編制的控制。編制會計報表是財務會計處理的最后一個程序,也是最終的一個程序,為了保證財務報表的真實性,在著手編制財務報表方面,企業應做好相關準備工作:(1)清查資產、核實債務。編制報表前,全面清查資產、核實債務,并將清查、核實結果及其處理方法向企業董事會及相應機構報告,以確保財務報告的真實可靠和資產的安全完整。(2)復核成本。編制報表之前,要認真復核各項生產成本和期間費用的歸案、分配和結轉,檢查是否存在少轉、多轉、漏轉、錯轉的情況。(3)內部調賬。主要包括以下幾方面:計提壞賬準備、攤銷待攤費用、計提累計折舊、轉銷經批準 的待處理財產損益等。(4)結賬。企業必須在會計期末進行結賬,不得為趕編會計報表而提前結賬,更不得先編制會計報表后結賬。企業還應當依據有關法律法規規定的半年度、季度、月度結賬日進行結賬,結算出本期發生額合計和余額,并將其余額結轉下期或者轉入新賬。(5)試算平衡。在完成以上準備工作以后,編制試算平衡。
企業應當按照國家統一的會計制度規定的會計報表格式和內容,根據登記完整、核對無誤的會計賬簿記錄和其他有關資料編制會計報表,不得漏報或者任意進行取舍。
第四,建立保密通報制度。建立保密通報制度是會計信息系統的一個重要控制措施,它確保有關人員在隱藏身份的情況下可以向企業董事會、廠長辦公會及其審計委員會揭發造假行為,任何企業或者個人不得對依法履行職責、抵制違反法律法規的財會人員進行打擊報復。任何企業或個人不得以任何方式授意、指使、強令財會部門、財務人員偽造、變造會計憑證、會計賬薄和其他財會資料,提供虛假財務報告。對授意、指使、強令企業編制虛假的或,者隱瞞重要事實的財務報告的情形,企業有關人員有權拒絕并及時向上一級領導匯報。
四、保證內部控制制度的執行力
1 企業必須重視對內部控制制度管理人員的選用。內部控制制度設計得再完善,若沒有稱職的人員來執行,也不能發揮作用。企業的用人政策直接影響著企業能否吸收有較高能力的人員來執行內部控制制度。要杜絕賬戶設置不合理、記錄不真實的情況,要充分發揮會計控制制度的職能作用,則必須重視對內部控制制度管理人員的選用和培訓。提高財會人員的素質,定期進行考評,獎優罰劣。
2 企業必須發揮內部審計機構的作用。內部審計機構是強化內部控制制度的一項基本措施,內部審計工作的職責不僅包括審核會計賬目,還包括稽查、評價內部控制制度是否完善和企業內各組織機構執行指定職能的效率,并向企業最高管理部門提出報告,從而保證企業的內部控制制度更加完善嚴密。
3 應發揮國家審計機關、部門審計機構的權威性和監督作用。定期或不定期的對企業內部控制制度進行評價,以杜絕企業管理部門負責人濫用職權所造成的內部控制制度形同虛設的情況。
