近年來,隨著ERP產品的不斷發展與成熟以及中國企業的管理能力和信息技術應用水平不斷提高,ERP系統逐漸被越來越多的企業所采納,但是并未取得預期效果。究其原因,ERP系統的優越性的充分發揮不僅取決于系統本身的合理性及科學性,還取決于系統運行環境,特別是業務信息流程能否合乎現代化管理及信息網絡化的要求。
一、傳統的會計業務流程
傳統會計業務流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業務流程,入口的主要內容就是會計憑證,即當一項經營活動發生時,會計人員根據業務單據(采購發票、銷售發票、入庫單等)編制記賬憑證,使用會計科目和復式記賬法這兩個強大的會計工具把會計主體的資產、負債、所有者權益、收入和費用等的財務度量結果分類匯總,然后進行賬簿登記和報表編制,最后使用標準格式和項目內容的會計報表將匯總的數據定期提交給信息使用者。
二、ERP環境下的會計業務流程
ERP系統最大特點是財務信息和業務信息的集成,實行財務和業務的一體化管理。與傳統會計業務順序化的流程相比,ERP環境下的會計業務流程表現為集成性和實時性。ERP環境下的會計業務流程分為會計數據的采集、會計數據的處理、會計信息的輸出三部分,如圖1所示:
三、ERP環境下會計業務流程重組的必要性分析
(一)傳統會計業務流程的缺陷要求
1.業務信息被簡化
經濟業務發生時的信息,包含了大量業務活動的詳細數據,而在現行的電算化會計流程中,是以記賬憑證為起點實現會計信息的處理和收集。這種信息處理方式存在兩個缺陷,一是處理速度緩慢,信息不直接來源于業務人員;二是會計人員遠離業務,只能根據會計準則進行職業判斷,丟掉了大量的有用信息,而這些信息對于企業其他人員來說可能是非常重要的。
2.現行會計業務流程無法實現企業實時監控的需要
信息的實時性決定了它的有用性和控制力度,能夠幫助管理者有效和實時控制非法事件的發生。會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統中得到所需的信息。現行會計信息系統提供滯后的信息不僅影響了信息的質量,降低了它的相關性,而且正在逐步失去其應有的價值。
3.信息使用者的多樣化、個性化信息需求無法滿足
現行會計業務流程所編制的財務報告是標準化的、通用化的,以滿足外部使用者的共同需求。但是財務信息使用者眾多,其信息需求的差異很大,不同的人員一般只關心某些特定的信息,而對另外的信息可能不感興趣。但是目前的會計處理流程不是將源數據,而是把處理后的數據進行呈報,中間有大量的對于某些人員非常有用的信息被處理掉了,從而無法滿足使用者的需要。
(二)ERP實施的要求
1.ERP系統的設計背景要求進行會計業務流程重組
眾所周知,ERP最早是從西方發達國家傳入我國的,它們是典型的市場經濟運行模式,因此,ERP軟件正是適應這一市場狀況和管理要求而設計的先進的企業管理信息系統。而我國目前許多企業的管理方法和管理手段都很落后,與西方發達國家的差異很大。這樣的一種企業管理現狀就必然要求企業在應用ERP之前,首先要進行業務流程的重組,按照先進的ERP軟件的管理要求對現有的業務流程進行根本性的改造工作,對原有的機構、人員和崗位設置進行必要的重新安排。
2.ERP系統的信息集成性要求進行會計業務流程重組
ERP系統最大的特點就是信息集成性,財務模塊與其他模塊有著密切的聯系,如分銷、制造模塊的業務數據通過信息集成,可直接傳入財務模塊,從而消滅信息孤島。在ERP環境下,很多原來由財務部門進行的工作,實施信息集成后可以由其他部門的員工來完成,會計數據可以由各部門分別收集。這樣一來,會計的工作內容發生了重大變化,會計的工作流程也必然會發生重大變化,因此,對應于企業信息集成的需要,需要重組會計業務流程。
3.ERP軟件的應用目的要求進行會計業務流程重組
從根本上來講,企業應用ERP的目的在于改善企業經營管理,提高企業經濟效益。這樣的一個最終目的必然要求企業能夠借助于ERP在企業中的實施應用,不斷地優化它的業務流程,使整個經營活動更加符合科學管理的要求。
4.ERP、 BPR的實施要求進行會計業務流程重組
ERP系統的業務流程是根據物流、資金流設計的,取代了傳統的信息采集、匯總、統計與傳遞等管理統計工作,變“結果管理”為“過程管理”。如果依照原有業務流程實施ERP項目,ERP僅僅被用于處理一些簡單的車間報表,這些報表信息仍舊由班組一級級向上傳遞,ERP系統實時動態物流、資金流的高效性在舊的管理模式下得不到充分的體現。
四、ERP環境下會計業務流程重組
會計業務流程重組的實施要進行以下三個步驟:觀念重組、流程重組、組織重組。流程重組要求對企業的現有會計業務流程進行調研分析,舍棄重疊的、不合理的流程,設計適合企業的新流程。
(一)會計觀念的重組
在會計業務流程重組過程中,我們必須以向會計信息使用者提供決策有用的財務信息為目標,樹立新的會計觀念:
1.樹立面向顧客滿意的觀念
財務人員應處理好與不同類型顧客的關系,加強雙方的交流與溝通,以實現雙贏,甚至是多贏。
2.樹立價值創造的觀念
要求財務人員不僅僅被動地去執行工作,而是主動地與其他人員密切配合,形成良好的協調互動機制,為實現企業價值增值的目標出謀劃策。
3.樹立積極的風險觀念
新經濟時代是一個高風險的時代,風險伴隨一切活動,忽視或逃避都不是解決的根本辦法。應建立全新的風險觀念,通過積極行動加強風險管理,有效地預測和控制風險。
4.樹立網絡系統觀念
網絡系統下的信息交流是多樣化雙向交流,財務流程必須按此要求進行改造和重構。
5.樹立道德觀念
利用信息技術流程重組后的會計信息系統具有開放性,比較易獲得企業商業秘密,因此更應該加強會計職業道德觀念。
(二)會計信息處理流程的重組
1.會計信息處理流程重組的目標
傳統的會計信息流程無法滿足信息使用者建立有效決策模型的需要,阻礙了ERP系統的信息集成和傳遞。重組后的會計信息處理流程應充分發揮信息技術的優勢,實現自動收集的會計信息采集方式、事件驅動的會計信息處理方式以及實時報告的會計信息輸出方式。真正做到數出一源、數據共享、事件驅動、實時報告,滿足各類信息使用者不同的需求。
(1)會計信息的采集方式——自動收集
采集原始數據是會計業務流程的起點,傳統會計業務流程下財務模塊沒有與其他管理子系統集成起來,是一個孤立的系統,因此,財務部門、業務部門重復錄入原始數據。由于會計數據是會計人員通過手工篩選采集再錄入到財務模塊中,只能反映經濟業務的小部分信息,與管理相關的信息并未采集,而且會計數據通常是在業務發生后采集,實時性差,通常只能為信息使用者提供事后進行監控的信息。
重組之后ERP環境下的會計業務流程中會計數據的采集,根據業務流程重組的思想和ERP系統的集成管理方式,運用信息技術進行會計數據的收集。當業務事件發生時,業務部門將原始數據按一定編碼錄入,并存儲于全局共享數據庫中。會計部門需要數據時直接從全局數據庫中調用數據進行加工。會計部門可以直接從ERP系統中提取數據,按照會計事項的定義來確認、計量和報告業務活動的發生情況,這將大大提高會計信息的及時性。
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