會計檔案是記錄和反映人民銀行各項業務活動的會計史料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報告等會計核算專業材料。事后監督部門的會計檔案管理是人民銀行檔案管理工作的重要組成部分。但目前人民銀行事后監督會計檔案管理存在一些的問題值得關注，包括：工作量大，人員配備不足，制約了檔案管理水平的提升；制度滯后，相關制度規定不一致，執行中存在盲區；利用率低下，未充分利用會計檔案信息發揮監督信息反饋和導向功能作用；保管手段落后，存在一定的操作風險等方面。為此，筆者提出如下改進的建議和意見：
一是借助先進的信息技術，推進會計檔案電子化建設，實現會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質檔案。近幾年來，中央銀行會計核算電子化程度越來越高，先后推廣運用了中央銀行會計集中核算系統、大小額支付系統、全國支票影像交換系統、會計憑證影像事后監督系統、國庫業務核算系統、貨幣發行業務會計核算系統等，而且目前人民銀行總行正在積極進行第二代支付系統和中央銀行會計核算數據集中系統的開發建設，這些都為實現中央銀行會計檔案電子化管理提供了可能。實現會計檔案電子化，不僅可減少檔案占用空間，還可以為以后數據分析工作提供基礎和便利，使檔案管理工作做到“事半功倍”。
二是借鑒先進的倉儲管理經驗，建設中央銀行現代化會計檔案管理系統。改變目前全手工管理會計檔案的現狀，開發一套會計檔案管理系統，可對入庫的會計檔案編制條碼信息，條
碼信息中包括檔案名稱、檔案日期、保管期限、銷毀日期等基本要素，同時對庫房進行分割編號，對每一分割規定一個物理地址，將條碼與物理地址建立一一對應關系。當需要調閱會計檔案資料時，由被調閱部門按照現有制度完成審批手續后，由檔案管理人員按照檔案名稱在系統中檢索檔案條碼和對應的物理地址等信息，按照信息抽調檔案，同時在系統中修改檔案已出庫信息，完成檔案出庫記錄。檔案歸還時再注銷檔案已出庫信息，完成檔案入庫記錄。此外，系統在每年年初對本年已到期的會計檔案進行銷毀提示，檔案管理人員及時做好本年檔案銷毀計劃上報，完成本年度會計檔案的銷毀工作。
三是完善制度，增加制度的可操作性。對目前適用的《中國人民銀行會計檔案管理規定》和《中國人民銀行國庫會計檔案管理辦法》中部分檔案保管期限不一致的要加以統一完善，對部分會計檔案要明確保管期限，盡量使制度具有全面性、完整性、明確性和可行性。
四是切實加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員的業務素質直接影響著檔案管理工作的質量，所以要提高檔案管理人員的素質，必須要加強對檔案管理人員的培訓。既要加強會計檔案法規理論知識的培訓，增強檔案人員的理論素養，又要加強會計業務知識的培訓，提高檔案人員的業務素養。同時，要增加既懂會計、又懂統計分析的復合型人才，要充分利用會計檔案信息發揮監督信息反饋和導向功能作用，從而更好地為經濟金融分析決策提供基礎數據。
