當前，企業的財務管理已進入精細化時代，傳統模式下粗放的資金控制已難以滿足企業要求，預算管理系統與電子報賬系統相結合形成的一體化系統控制成為部分企業資金控制的創新嘗試。
為什么需要一體化的資金控制
預算執行和控制在獨立的預算管理系統中和預算管理－電子報賬相結合的管理系統中的處理方式和處理效率是不同的。獨立的預算管理系統中預算的執行數據需要通過手工的方式錄入，由于執行數據的錄入存在時間上的滯后性，獨立預算管理系統中所體現的預算執行數據也同樣滯后，這樣，當通過獨立預算管理系統中體現出預算執行超額度時，和其發生時點已經存在時間差。對于一個大型企業來說，這種時間差已經足夠組織中的相關責任單位在預算上的嚴重超額突破。
預算管理－電子報賬一體化的管理系統中預算的執行和控制是通過電子報賬系統進行的。在這種協同系統中，電子報賬系統承擔了執行審批和動態過程控制的任務，而預算管理系統承擔了預算執行數記錄和即時預算額度測算的任務。預算管理－電子報賬相結合的管理系統較獨立預算管理系統存在不可比擬的即時控制的優勢。
電子報賬環境下的資金控制模式
在預算管理系統和電子報賬系統環境下實現資金控制，需要了解資金計劃在預算管理系統中的存儲模式、電子報賬系統中控制環節的選取以及最終的控制過程。
預算數據的錄入和存儲是預算管理系統的輸入和開端，預算申報環節所確定的預算數據的質量直接影響到預算執行、預算控制和預算分析的難度和質量。典型的預算數據可以采用“元素、維度、數量”的方式進行存儲。資金計劃的存儲亦是如此。通過多維數據結構存儲的數據在多維數據查詢時具有運行效率和靈活性上的相對優勢。
一個簡單的電子報賬系統中可控的審批環節包括業務審批、財務審核和財務審批環節。
業務審批是電子報賬系統的基本審批流程，它體現了業務的直接領導對業務的確認。業務審批是一個多級審批的過程，往往針對不同的業務和組織層次設定限額，超過限額后需提交上級審批，限額內終審后提交財務流程。業務審批中首簽環節是其關鍵控制點。財務審核環節是一個必要環節，它是財務在電子報賬環節中最為重要的控制點。財務審核環節比對電子流單據和實物流單據，判斷票據的真實性，審批的充分性等內容。企業可以根據重要性程度在財務審核后增加財務審批環節。
資金計劃的控制環節也是確認資金支出執行數時點的環節。
這個環節的選取需充分考慮企業控制關鍵點和確認執行數時間這兩個關鍵因素。業務審批流程中，首簽環節是控制的關鍵點；財務環節中財務審核是控制關鍵點。
確認執行數的時間主要考慮第一個關鍵控制審批時點和最接近資金支出的時點。最接近支出的關鍵控制時點在財務審核環節。
它在時間上和銀行的現金流程時點最為接近，但不利于預算的控制。因為預算的責任人是業務的直接相關領導，如果在財務環節進行控制，不利于強化責任者的控制意識。因此，本文建議在第一個關鍵控制審批時點進行控制，也就是業務首簽環節進行控制。
資金計劃的控制過程
在電子報賬環境下資金計劃的控制過程主要包括資金計劃下達、資金計劃調整、首簽確認資金計劃執行、動態更新計劃額度、資金計劃執行和計劃額度的時間性調整等方面。
資金計劃下達—— —是在預算申報完成后將計劃按存儲要求錄入或導入系統的過程。資金計劃的下達會產生符合存儲模式要求的信息記錄。如維度為“科目、組織、金額”的一條資金計劃額度記錄。
資金計劃調整—— —在預算管理系統中需設定計劃調整功能。計劃調整功能支持計劃的調增、調減以及計劃在不同單位間的調劑。
首簽確認資金計劃執行—— —如假設首簽環節確認資金計劃執行。在基于“科目、組織、金額”的資金計劃控制體系中，電子報賬系統中業務首簽領導審批后即確認“科目、組織”維度的資金計劃執行。如果控制點資金計劃不足，則該控制點無法審批通過。
動態更新資金計劃額度—— —在確認資金計劃執行的同時，系統會自動調整資金計劃額度。上例中，當確認資金計劃執行后，預算管理系統中生成一條“科目、組織”維度的資金計劃調減記錄，并基于原資金計劃記錄和此次調減記錄形成“科目、組織”維度下的動態資金計劃余額。這是最簡單的一種情況，在實際的應用中，資金計劃的維度會有多個，如“產品”、“客戶”、“渠道”等。
資金計劃執行和計劃額度的時間性調整—— —由于首簽審批時確認的金額和財務審核、現金支付時的金額均可能存在差異，因此在財務審核和現金支付時，系統要對已經記錄的資金計劃額度進行調整。這種情況下，系統會形成一條“科目、組織”維度的資金計劃差異調整記錄，并基于原資金計劃額度和此次差異調整記錄形成“科目、組織”維度下的新的資金計劃額度。
總體來講，現實的管理環境會比本文所描述的情況更為復雜，但其基本原理是一致的。希望通過本文能夠啟發更多的企業進行財務信息化的創新實踐。
