【摘要】 為了充分發揮內部審計外包的作用,防止其可能出現問題,企業在實際操作內部審計外包時,應當把握好風險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監督控制等主要環節。
【關鍵詞】 內部審計;外包;操作環節
內部審計外包 (Outsourcing the Internal Audit Function)是指組織將其內部審計職能部分或全部通過契約委托給組織外部的具備專業勝任能力的機構或人員執行。它有利于提高內部審計的獨立性,強化內部審計監督;有利于降低企業內部審計成本,增強企業核心競爭力,提高企業經營效率;有利于轉移企業內部審計風險,充分利用社會資源,提高內部審計質量。內部審計外包在給企業帶來諸多好處的同時,也帶來了風險。企業在實際操作內部審計外包時,應當把握好風險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監督控制等主要環節。
一、評估風險
企業董事會和高級管理層應當負責了解與內部審計外包相關的風險,并確保有效的風險管理程序能充分到位。作為董事會職責的一部分,董事會應當就內部審計外包對企業戰略目標和計劃的支持情況、與外包商的關系管理情況進行評估。沒有一個有效的風險評估階段,內部審計外包就可能與企業的戰略計劃不一致,或帶來不可預見的風險。
評估內部審計外包風險,一方面要通過感性認識和歷史經驗來判斷,另一方面要通過對各種客觀的統計、計劃、總結等歷史資料,以及本企業或其他企業的風險事故的記錄進行分析、歸納和整理,并在必要時向專家咨詢,從而發現外包可能出現的風險,為后期的風險控制提供對象。同時也要注意內部審計外包風險的評估是一項連續性和系統性的工作,隨著企業內外各種環境和條件的變化,企業所面臨的內部審計外包風險的大小和種類也有所不同,這就需要企業持續不斷地去評估風險。
內部審計外包的風險評估應當考慮下列情形:企業的戰略目的、目標和經營需要;評價和監督外包商的能力;內部審計業務對企業的重要性和外包的風險程度;對內部審計業務外包的明確要求;必要的控制和報告程序;外包商的義務;內部審計外包的應急計劃;對內部審計外包協議的持續評估,以評價是否與企業戰略目標一致;外包商的工作業績是否符合監管要求和有關準則等。
二、 選擇外包商
選擇好的外包商是內部審計外包成功實施的關鍵。如果企業對外包商的選擇出現失誤,將會對企業產生不同程度的負面影響。因此,企業一定要謹慎選擇外包商。一個良好的外包商必須是內部控制完備、具備專業勝任能力和財務狀況良好的公司。一般來說,企業在選擇外包商時可以從以下幾個方面考慮:
a. 質量承諾。質量承諾是否達到企業的預期要求,是否能有效解決企業的問題,是選擇外包商的首要因素。
b. 收費標準。企業進行內部審計外包的一個主要原因是降低成本。內部審計外包是否一定會節約成本,因企業的具體情況而論,不能輕易做出主觀判斷。所以將內部審計業務進行外包前,進行綜合性的成本分析是保證決策正確的客觀要求,而外包商的收費標準就是其中的一個重要因素。
c. 外包商的專業知識和技能。企業外包的一般是不占優勢的內部審計工作,是為了彌補內部審計的缺陷而采取的行動。為達到這一目標應首選行業中居于領先地位的服務商,這也是質量承諾得以實現的基礎。在外包商的專業知識和技能方面,企業應當考慮:評估外包商提供內部審計服務的經驗和能力;評價外包商在未來預期的運作環境下提供內部審計服務的經驗知識;必要的話,要進行現場督察,以更好地了解外包商是如何開展內部審計服務的。
d. 外包商的市場地位及市場成熟度。考慮外包商在內部審計行業中的執業期限有多長、市場份額有多大,這關系到外包商提供服務被監管部門認可的程度,也可用以評價外包商承接內部審計業務的資質。
三、 審查外包合同
選擇好外包商之后,企業應該與外包商就有關事項簽訂外包合同。外包合同作為雙方的主要約束條件,對外包合作的順利開展有著至關重要的作用。一個有效的合同可以幫助企業甄別高效承包商,并在一定程度上避免道德風險問題,促使承包商努力完成外包業務。
內部審計外包合同應當考慮企業經營需求和在風險評估、選擇外包商階段被識別出的重要風險因素。合同應當采用書面形式,內容應當包括內部審計的服務范圍、業績標準、安全保密、控制措施、審計條款、報告制度、審計收費、爭議解決。
a. 服務范圍:合同應當明確規定有關各方的權利和義務,包括外包商的任務和職責;外包商實施的風險分析和制定的計劃必須事先得到企業高級管理層的批準。
b. 業績標準:業績標準規定了外包商最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準實施的補救措施。企業應當定期審查外包商的業績標準,確保其內部審計服務與企業戰略目標相一致。
c. 安全保密:合同應當規定外包商保守執行業務過程中獲知的商業秘密,以防止其泄露企業的商業機密而影響企業的競爭優勢。
d. 控制措施:企業應當考慮外包商的內部控制措施;遵循監管要求的合規性;外包商保持的有關記錄;高級管理層及其代表、外部審計人員和監管當局有權在任何時候接觸與外包商任務有關的記錄,包括審計工作計劃和工作報告。
e. 審計條款:合同應當注明外包商提供的內部審計報告類型(如財務、內部控制和安全評估)。合同也應當注明內部審計次數、有關審計成本和企業獲取內部審計結果的權利。
f. 報告制度:合同條款應當規定企業收到的內部審計報告的時間、類型和次數。
g. 審計收費:合同應當明確內部審計服務收費的計費依據、計費標準及付款方式與時間。
h. 爭議解決:企業應當在合同中訂立一個爭議解決規定,以解決未來可能出現的問題。
環境的變化會給企業的內部審計業務帶來新的問題,企業管理當局在簽訂外包合同時應考慮合同是否具備足夠的靈活性,所以企業與外包商之間也應當訂立可以改變合同條款的協議,尤其是會預料到可能出現重大問題而需要擴大審計工作的時候。在簽字之前,雙方應當聘請法律顧問進行審查。
四、 控制和監督
內部審計外包后,企業面對的不再是企業內部的審計人員,而是承包商,這樣就增加了企業的運作風險。因此,對整個外包活動的控制和監督就顯得額外重要,它直接關系到整個外包工作的成敗,是整個外包工作的關鍵所在。對于外包過程的風險,如果企業不能很好地甄別并加以控制,那么企業不僅不能從外包中獲益,還有可能面臨難以估量的損失。特別是當企業將一項重要的內部審計業務外包出去的時候,就更需要對這些風險進行控制和監督。
企業可以不參與外包審計,但不能不控制審計過程。企業的內部審計工作無論是否外包,企業的董事會和最高管理層都應對確保內部控制體系、內部審計工作的適當性和有效性負最終的責任。部分外包內部審計業務的企業,應當考慮維持一支少量精干的內部審計隊伍,并讓具備資深和經驗豐富的審計人員擔任內部審計部門負責人。外包商協助內部審計人員確定要審查的風險,提出建議,實施經內部審計經理批準的審計程序,并與內部審計人員共同向董事會或其審計委員會報告其發現的問題。全部外包內部審計業務的企業,應保留一名內部審計部門負責人,對內部審計日程進行適當的安排和控制。
對外包過程的監督,主要是監督承包商的行為及結果,企業可以從以下幾個方面著手:
a. 監督外包商的運作狀況
審查審計報告和獲取的監管檢查報告,評價外包商控制措施的完備性;跟蹤檢查審計報告所指明的任何缺陷;定期審查外包商與內部控制有關的政策;監督外包商在內部審計方面的人事變動;實施現場監督檢查等。
b. 評估外包商提供的內部審計服務質量
企業應當定期審查有關外包商業績的報告,確定這些報告是否準確;及時追查內部審計發現的問題,評估外包商加強內部審計工作水準的計劃;評價外包商支持和增強企業戰略導向的能力等。
c. 監督合同遵守情況
企業應當定期審查合同條款是否得到遵守,是否有必要根據企業需要對某些條款進行修改;保留與合同遵守、修改和爭議解決相關的檔案記錄。
如果外包合同出現突然終止的情況,企業要有應急措施。假如在內部審計領域還有許多可待選擇的外包商,應急措施應當對某個候選外包商進行詳細的調查。假如新外包商需要過一段時間才能開展工作,企業就必須考慮臨時增加其自身的內部審計能力。
內部審計外包合同完成后,企業要對本輪外包進行評估和總結,及時地解決本輪外包中遺留的各種問題,如解決合同爭議、進行事后的補救工作等,為下一輪外包的開展做好準備工作。●
【參考文獻】
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