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企業會計信息化深入發展的規律與方向

在我國會計電算化發展30周年之際,財政部頒布了《關于推進我國會計信息化工作的指導意見》,對會計信息化的深入發展提出了綱領性的指導意見,其中對企業尤其是制造業企業的發展方向所提出的“實現企業會計信息化與經營管理信息化的有機融合”可謂寓意深刻。那么,企業該如何正確地把握呢?

  一、認識和掌握管理信息化的規律性

  (一)管理信息化規律性的箴言

  管理信息化不同于技術、設備的自動化,它涉及到不同社會環境中管理模式的差異、不同文化背景下人們理念的不同和整體員工的素質差距。所以試圖通過引進國外品牌軟件來實現跨越式發展就難免要走彎路。美國等發達國家ERP發展的歷史也印證了這個規律,從MRP到ERP前后經歷了40多年,才得到一定程度的應用,而且也不是所有的企業都只應用這一種軟件。

  管理信息化(會計信息化是其中的組成部分)發展的規律性可以概括為以下幾點:一是整體把握。要有大系統觀,在大系統的框架下進行總體規劃。二是夯實基礎。沒有基礎工作,就沒有信息化,再好的軟件也用不了。三是循序漸進。不要奢求一步到位,因為企業的技術、資金投入、人才培養和管理水平都是逐漸發展的。四是符合實際。不能貪大求洋,只有符合行業生產特點、企業管理特色和自身發展階段需求的,才能收到成效。五是階梯式發展。只有一步一個臺階,扎實前進,才可實現決策支持的目標。

  (二)做好基礎工作比購買好的軟件更重要

  萬丈高樓平地起。系統集成首先要建立統一的編碼,這是一項非常艱苦細致的基礎工作。很多企業肯花大價錢購買軟件,但是卻忽視了這項基礎工作,或所屬部門各自為政、難以統一,最后系統無法集成,造成項目失敗。

  (三)沒有人才就沒有可持續發展

  沒有人才就不可能進行信息化建設。實踐證明,依靠外部的咨詢顧問公司是不可能解決企業各具特色的全部管理問題的。所以企業在實施信息化時,一旦涌現出具有實踐經驗的復合型人才,一定要設法穩定住人才,防止被其他企業爭奪。

  (四)必須是一把手工程

  信息化工程投資大、周期長且存在許多內部和外部風險,既是一項復雜的系統工程,也是一個痛苦、艱巨的過程。企業決策層對此必須要有清晰的認識并制定合理、切實可行的規劃,包括推進各項業務流程的優化和重組,各種基礎數據的準備;協調、理順各部門之間的關系;培訓人員到位等。其中任何一個環節出現問題,都可能造成信息化建設的失敗。管理層必須具有始終如一的信心和決心。

  二、企業會計信息化深入發展的方向

  企業會計信息化深入發展的方向是在大系統內實現從財務會計信息化向管理會計信息化的發展,這需要站在大系統的角度來看發展方向,才能與經營管理信息化實現有機融合。

  (一)擴大和提高認識問題的視野
  應建立“大會計”的思維和胸襟,從管理者而不是技術人員的角度來制定會計信息化深入發展的方針與策略。

  1.明確解決企業管理瓶頸的途徑。會計管理人員在購買軟件系統時,不能只關注軟件的技術是否先進,更應關注該軟件的應用能實現什么管理思想?是否能協助決策者進行如下分析:企業目前已經解決了哪些管理問題,目前企業的管理瓶頸是什么?如何通過信息化來提升企業管理水平?以此為標準來選擇軟件,才能為信息化的進一步發展做出正確決策。

  2.建立“大系統觀”。會計信息化深入發展的一個重要標志是打破了會計軟件的信息孤島,使會計信息系統成為管理信息系統中的一個子系統,在大系統中與其他系統一起集成運行。會計人員要突破單純的會計思維,建立以下觀念:一是明確管理信息系統在先進制造中的位置,才能知道管理信息系統的優化方案;二是明確會計信息系統在管理信息系統中所處的位置,才能知道會計信息化如何深入發展;第三,明確成本管理系統在管理信息系統中的位置,清楚成本核算需要哪些數據支持,與哪些系統集成來滿足采集這些數據的需求,才能制定出合理的信息化發展規劃和方案。

  3.具備“集成觀”。只有“集成”才能實現財務數據、成本數據從業務源頭的自動采集,達到數出一門、資源共享。會計信息系統與管理信息系統的“融合”也只有通過集成的技術手段才能實現,這其中集成的路線非常關鍵。清楚大系統中各管理系統的數據流程,才能學會正確提出管理需求,對其認識水平的高低,往往直接關系到會計信息化深入發展的進程、水平高低和項目成敗。
 (二)學習和掌握大系統觀

  1.什么是大系統觀。應認識先進制造與CIMS,即計算機集成制造系統(Computer Integrated Manufacturing System–CIMS)。中國專家現在將其定義為現代集成制造系統(Contemporary Integrated Manufacturing System—CIMS)。CIMS是大系統,管理信息系統(ERP)是CIMS的分系統,會計信息系統是管理信息系統的子系統。會計信息系統又包括財務會計信息系統和管理會計信息系統。企業會計信息化的深入發展就是在大系統的環境中建立、完善會計信息系統,特別是建立能夠與其他系統實現集成的成本管理系統,這是目前我國會計信息系統建立中最薄弱的環節和最需要解決的主攻方向。

  2.先進制造環境與CIMS。21世紀的先進制造環境就是CIMS。20世紀80年代,工業化進入到發達的工業經濟時代,發展出各種先進的單元制造技術和管理,如計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助工藝設計(CAPP)、計算機輔助制造(CAM)、柔性制造(FNS)、物料需求計劃(MRP)、制造資源計劃(MRPII)等,用于某些部門和生產環節,改善局部制造業,以提高競爭力,最終整合為CIMS。計算機集成制造(Computer Integrated Manufacturing—CIM)是信息時代組織、管理企業生產的哲理。CIMS代表了當今工廠綜合自動化的最高水平,而ERP則是CIMS的一個重要的單元技術。

  3.ERP與CIMS。從CIMS總體框架分析,ERP屬于CIMS中的管理信息系統,同時也是信息時代制造業的一種現代企業管理模式。

  (三)用大系統觀指導會計信息化的深入發展

  1.會計信息系統在ERP中的位置。會計信息系統是管理信息系統的一個組成部分,各項生產經營的信息是集成的,會計信息系統處于中間層,該模型反映了物流和資金流集成、財務業務一體化的原理。
  2.成本管理系統與ERP。

  (1)ERP中成本管理系統的重要性。成本管理系統在ERP中的重要性已逐漸被人們所認識。陳啟申教授1996年在其專著中寫道:MRPⅡ是一種以工業工程的計劃與控制為主線的體現物流與資金流信息集成的管理信息系統。而在2005年的書中又提出:“本書是圍繞物料和產品成本的計劃與控制的這條主線深入講解”,這點變動和認識非常重要。“MRPⅡ在MRP基礎上增加的主要管理理念是管理會計的應用,在MRPⅡ中能夠進行成本核算和控制”(陳啟申,2005)。對于一位機械工程師出身的ERP專家,對此問題的認識,應比從事會計專業的業內人士的論述更具說服力。

  (2)ERP系統中成本管理系統的特點。ERP系統發展到MRPⅡ,具有了成本管理功能。MRPⅡ集成了生產管理系統與財務系統,實現了物流與資金流的協同,通過引入成本會計,彌補了閉環MRP 在計劃執行效果評價方面的不足。ERP系統雖有功能擴展,但在成本管理方面卻基本保持了MRPⅡ時的原樣。MRPⅡ/ERP系統中成本管理的對象為生產成本,通過數據集成來收集生產過程中發生的各種成本費用,遵循生產工藝文件如物料清單(BOM)、工藝路線的規定進行成本核算與控制,以達到物料信息與成本信息的協調和統一。

  (3)成本管理系統遇到的困境與挑戰。MRPⅡ/ERP系統雖實現了成本數據的實時收集和整理,但也存在著不足之處:當今成本管理系統的開發都是對傳統成本理論的仿真,所以該系統的設計也是對標準成本法或作業成本法的模仿設計,加工出的成本信息質量依然有很大局限性;另外,ERP雖然能夠解決生產計劃問題,但在車間這一層次的控制卻不夠完善。主要原因是底層系統千差萬別,通用軟件只能根據具體情況開發集成接口。但在代理商銷售模式下,咨詢公司在推銷過程中并不一定具有相應的二次開發能力,使計劃系統與底層的執行系統之間存在一定的鴻溝。這就影響了成本數據的采集,需要依靠車間信息化的發展來加以解決。

  (四)企業會計信息化深入發展的對策

  1.會計信息系統在大系統中的擴展內容。根據企業信息化發展的不同階段和管理特點的差異,可以有不同的擴展方案:

  (1)物流與資金流的集成。我國企業采用的是從資金流到物流的集成發展模式,企業在應用ERP的初級階段主要是上進、銷、存系統,與物流系統的集成正在普及之中。

  (2)價值鏈上下游的集成。在物流與資金流集成的基礎上,可以進一步發展客戶關系管理、銷售管理,實現財務與采購、銷售的價值鏈集成。


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