信息系統是一項特殊的資產，由硬件資產、軟件資產兩部分構成。一般來說，軟件資產可以通過外購或自行開發的方式取得，而硬件資產則通過外購獲得。目前我國相關的財會法規對企業信息系統的核算尚未給出明確的、權威的規定或指導，各個企業各行其道，通常的作法是對外購的硬件資產計入資本化成本；而對其中重要的軟件資產，不管是外購還是自行開發，都予以費用化，按照無形資產的方式進行處理。這種方式沒有真實地反映作為企業資產的信息系統的實際價值及其在價值形成上的特殊性，割裂了信息系統中硬件資產和軟件資產的聯系,更不利于對其從整體上進行有效的管理。屆于此，本文根據企業信息系統的形成過程及其資產的構成形態對企業信息系統的會計處理進行探討。
一．企業信息系統及其會計科目的設置
企業管理信息系統是對企業所有信息進行管理的工具，其子系統包括生產作業信息系統、技術信息系統、人力資源信息系統、制造資源信息系統、客戶信息系統、成本信息系統、財務信息系統、設備和研發信息系統、市場信息系統、企業公關系統等等。常見的如企業客戶數據庫、企業網站等，是企業信息系統中的一個子系統或幾個部分子系統的組合。一般來說，企業信息系統由計算機硬件資產和軟件資產兩部分構成，其形成經歷自行開發驗收或外購、使用以及升級維護等三階段。我們將保證系統正常工作而購置或自行建造的服務器、PC機、辦公用具、辦公場所等稱為硬件資產，企業外購或自行開發的ERP（企業資源計劃）系統、客戶關系管理系統、企業網站等稱作軟件資產。企業信息資源管理系統的核心是軟件資產。
為了全面真實地反映企業內部信息系統的價值，筆者建議專門設立“信息系統”的總賬科目，以單獨反映信息系統的資產價值。在此總賬科目下，用兩個二級科目分別反映系統中的硬件資產和軟件資產。另外，用“在建工程”反映外購信息系統的支出及其從安裝調試到驗收正式使用過程中的費用支出，并進行相應的明細核算。驗收合格后的信息系統一旦投入使用，即從“在建工程”轉入“信息系統”賬戶。
另外，建議在資產負債表主表之外，專門制作一份“企業信息系統”的附表，詳細列示構成該系統的硬件和軟件資產的名稱、原值、折舊和攤銷額、凈值等情況。
二、具體會計處理方式
根據企業信息系統的取得與使用的流程，我們分別從成本確認、升級維護、折舊攤銷三個方面對其進行具體的會計處理。
（一）成本確認與入賬
分別從硬件資產和軟件資產兩個方面進行入賬：
1. 硬件資產的會計處理
信息系統硬件部分的入賬成本按普通固定資產的成本確認方法進行。如果外購硬件資產需要安裝調試驗收的，在信息系統投入使用前，將發生的購入成本、運費、稅金、保險費、安裝調試費等相關成本費用在“在建工程—信息系統—硬件資產”中進行歸集，待正式投入使用后再轉入相應的“信息系統—硬件資產”科目。可以記為：
借：信息系統—硬件資產
貸：在建工程—信息系統—硬件資產
2. 軟件資產的會計處理
軟件資產的取得方式，有購入和自行開發兩種，下面分別進行討論。
對于購入的軟件資產，建議按該軟件資產的實際取得成本進行確認。由于購入的軟件資產，除了需要針對企業的具體情況進行二次開發，還需要一段調試運行期。因此，購入軟件資產的成本應該包括原始買價、交納的各種稅款、運雜費、二次開發及調試運行期所支付的設備價款、服務咨詢費、人員工資等一切與取得該資產有關、且在該系統正常運行以前發生的各種費用。在正式運行前，設立“在建工程—信息系統—軟件資產”賬戶進行成本歸集，待正式運行之后，再轉入相應的“信息系統—軟件資產”科目；如果開發失敗，則轉入當期費用或追究相關人員責任。記為：
借：信息系統—軟件資產（如果開發失敗，則記管理費用或其他應收款）
貸：在建工程—信息系統—軟件資產
企業自行開發的軟件資產屬于無形資產的范疇。現行企業會計制度規定：對于自行開發并依法取得的無形資產，其入賬價值應按依法取得時發生的注冊費、律師費等費用確定；依法申請注冊前發生的研究與開發費用，應于發生時確認為當期費用。根據這一規定，該資產的價值中因沒有包括企業為開發軟件資產所發生的費用，而不能被正確計量和反映。另外，如果企業沒有對自行開發完成的軟件資產申請注冊，則無法對企業中的該項資產進行入賬。可見這種入賬處理方法不能恰當反映企業的實際資產情況。因此，筆者建議，用“在建工程—信息系統—軟件資產”賬戶歸集開發軟件資產從開發到申請注冊所發生的一切費用，如研究開發費用、注冊費和律師費等，待完成注冊手續后，轉入相應的“信息系統—軟件資產”賬戶，記為：
借：信息系統—軟件資產
貸：在建工程—信息系統—軟件資產
如果對開發成功的軟件資產進行價值評估，與為了獲取該軟件資產而發生的研究開發費用（如果申請注冊的，還要加上注冊所發生的支出）相比，可能高估或低估其價值。對于所高估的價值，記為：
借：信息系統—軟件資產
貸：資本公積
對于低估的價值，則記：
借：資本公積
貸：信息系統—軟件資產
如果開發失敗，則轉入當期費用或追究責任人損失，記為：
借：管理費用
其他應收款
貸：在建工程—信息系統—軟件資產
（二）升級維護的會計處理
信息系統的升級維護是保證系統正常運行和有效工作的必要手段，一般包括日常運行維護和更新升級服務兩方面的內容。
日常運行維護，即由企業中的專職人員對系統進行日常的、保證其正常運作的維護，如數據更新、數據庫的擴充、完善，系統的安全防衛、機器或網絡故障的排除等。對于因為日常維護而發生的包括人員工資、物品耗費、各種網絡管理和服務等在內的費用，直接計入當期損益。
為了提高信息系統的功能，企業外部專業人員或內部專職研發人員需要對系統進行定期或不定期的更新升級維護。對于系統更新升級所發生的費用，筆者認為可以參照企業會計制度中關于固定資產技術更新改造的相關規定進行處理。即首先把要升級的資產由“信息系統—軟件資產” 或“信息系統—硬件資產” 賬戶轉回“在建工程—信息系統”賬戶，歸集在升級過程中所發生的各項費用，升級完成后再轉回相應的“信息系統—軟件資產”或“信息系統—硬件資產” 賬戶。
（三）折舊攤銷的會計處理
仍然分兩部分進行考慮。
對硬件資產部分，按傳統的固定資產折舊方式計提折舊，考慮實際情況建議使用加速折舊法。
而軟件資產部分，則參照企業會計制度中關于“無形資產攤銷”部分的規定進行，其攤銷年限應充分考察信息技術及系統技術發展的日益加快等因素后再進行確定，不宜過長。
三、信息系統的管理
為了更好的管理和利用信息系統，筆者建議在平時的工作中，有必要按子系統詳細列示其硬、軟件的名稱、取得方式、啟用時間、取得成本、折舊攤銷額、凈額、預計使用時間、升級維護情況等內容，制作“企業信息系統”管理卡，使企業信息系統從計量和保管兩方面互相牽制，確保信息系統資產的安全有效運用。
作者單位：南京理工大學經濟管理學院會計系
作者：劉義鵑 羅方曄 文章來源：南京理工大學經管學院會計系
