存貨占用資金量過大一直是困擾煤機制造企業的老大難問題，究其原因主要是煤機制造企業沒有對存貨管理的內部控制活動進行科學、合理的設計。張家口煤機公司從存貨控制流程、關鍵控制點和控制措施三方面入手，對存貨管理的內部控制做了一些有益的嘗試。
一、存貨管理控制流程及關鍵控制環節
為規避日常存貨管理中的經營風險和財務風險，張家口煤機公司設計了以下基本控制流程：存貨入庫 登記存貨賬簿、表 存貨倉儲保管 存貨出庫 存貨盤點 存貨處置 存貨核算。
為保證上述流程執行的效果，張家口煤機公司與某信息技術有限公司簽約，購買了全部的CAPMS/ERP軟件和服務，應用于公司的供、產、銷、存及財務管理和決策支持等業務中，實現了整個MIS（管理信息系統）系統的集成運行。考慮到各職能部門的需要，公司設立了專門的物流中心并使用ERP/INV庫存管理系統，及時提供經營管理所需的決策信息，使各職能部門能隨時查詢到各種物資庫存狀況和資金占用狀況，盤活了資產，減少了庫存資金占用，取得了較好的存貨管理效益。
張家口煤機公司還明確了存貨管理內部控制的關鍵環節：首先，明確了權責分配和職責分工，各機構設置和人員配備均科學合理，并形成了相應的制度及文件。其次，存貨請購的依據做到了充分而且適當，請購事項和審批程序十分明確，并形成了相應的制度及文件。再次，存貨采購、驗收、領用、盤點、處置的控制流程做到清晰、明了，對存貨預算、供應商的選擇、存貨驗收、保管及重要存貨的接觸條件、內部調劑、盤點和處置的原則及程序均有明確的制度規定。最后，存貨成本核算方法、跌價準備計提等會計處理方法均符合國家統一的會計制度。
二、存貨控制的具體措施
1.存貨入庫
（1）對于一般原材料的存貨，公司質檢部門、采購部門要對原材料存貨質量、數量進行檢驗，審核采購清單、產品交付清單，并與實物一一核對無誤后，由物流中心在ERP系統辦理入庫并打印入庫單。
（2）對于直接運抵現場使用的存貨，公司采購部門、質檢部門、物流中心及生產使用部門的相關人員必須到現場驗收，辦理交接手續并簽字確認，在ERP系統中辦理入庫和出庫，打印系統生成的入庫單和出庫單。
（3）對于非貨幣性交易的用于抵債的實物存貨，經總公司主管領導審批簽字同意后，比照（1）和（2）辦理入庫手續。
（4）各車間之間流轉的半成品存貨的入庫更加嚴格。鑒于半成品流轉的運輸成本太高，不可能全部入半成品庫，只能在車間之間直接流轉，如果管理不當，定會造成半成品結轉的混亂，為此，公司的做法是：上工序車間首先對已加工完成的半成品，經本車間質量檢驗合格后，直接運抵下工序車間，在ERP系統中打印出庫單，出庫單要由質檢員和辦理入庫人員簽字，同時下工序車間在ERP系統中打印領料單，由收料員簽字后，將領料單及入庫單送往物流中心，物流中心必須及時錄入系統并簽字確認。如因物流中心未及時錄入造成生產過程中的物流、票流不相符，需要追究相關人員的責任。
（5）對于成臺整機入庫，總裝車間需按產品發貨明細領料，填制領料票。①需鋪試的成臺設備分別向半成品庫房及材料庫領回鋪試件進行鋪試，鋪試完成后，總裝車間向成品庫辦理入庫手續，使用計算機打印整機入庫單，每臺設備打印一張入庫單（打印一式二聯，其中轉財務部一聯），入庫單內容包括用戶、合同號、定單號、設備型號/名稱、數量、入庫日期等，同時按照發貨明細打印鋪試件入庫明細，總裝車間將整機入庫單、鋪試件入庫明細、非鋪試件領票轉成品庫，成品庫在整機入庫單、鋪試件入庫明細、非鋪試件領票上蓋章并返回總裝車間一聯作為總裝車間入庫整機的憑據，同時返回財務部一聯作為結轉產品成本的依據，同時成品庫負責成臺整機入庫在計算機管理程序中建賬，并將鋪試件按明細記入成臺整機計算機管理臺賬中。②對于不需鋪試的成臺設備，由總裝車間使用計算機打印整機入庫單，并將整機入庫單和成臺半成品及配套件領票轉成品庫，成品庫在整機入庫單和領票上蓋章并返回總裝車間一聯為總裝車間入庫整機的憑據，同時成品庫負責成臺整機入庫在計算機管理程序中建賬。③對于當月入庫的整機，成品庫要將領票分別轉至半成品庫房、材料庫房，并將實物領回進行裝箱、發運，同時在整機計算機管理程序中記賬，半成品庫房及材料庫房要在當月及時下賬。④已辦理入庫的成臺整機，由銷售部門向物流中心下達發運通知單，物流中心成品庫開始組織發貨。
2.登記存貨賬簿、表
（1）物流中心設置實物明細賬，根據存貨入庫單，在ERP系統中詳細登記存貨的類別、編號、名稱、規格、型號、計量單位、數量等內容，特別是對于代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，都進行了單獨記錄；另外，在ERP系統中進行發票校驗并打印會計憑證，每月編制差異分析報告并送達銷售等相關部門，必要時各部門負責人對差異分析報告提到的問題要進一步商談。
（2）財務部門審核采購合同、采購發票、退料清單和入庫單等相關單據是否真實、準確，經審核無誤后填制會計憑證并須經相關負責人簽字。
（3）公司財務部門稽核人員每月末對入庫、出庫和期末庫存的數量、金額等情況進行稽核確認并簽字，發現差異的，及時與物流中心溝通，調整差異，每月編制差異分析報告。
這樣做的好處是很好地避免了代管、代銷存貨與本公司存貨相混淆，也較好地避免了會計憑證在填制中的人為錯誤；出現差異后，也能使有利差異得到明確，拉大有利差異的方案能盡快落實。相反，發生的不利差異也能得到及時處理。
3.存貨倉儲保管
公司的倉儲保管工作規程由物資供應部門、物流中心及相關部門擬定、征求意見并修改后執行。各級倉儲人員按照倉儲保管規程對存貨分類保管；物流中心相關負責人至少每月檢查一次存貨分類保管記錄并做好檢查記錄，對違反規程造成存貨損失的，追究責任人責任。物流中心確定重要存貨目錄，根據年度生產經營計劃、財務預算和市場情況，對重要存貨擬定合理庫存，并及時錄入ERP系統；同時根據存貨庫存收發情況，每月編制存貨使用及結存情況報表，報告需明確采購時點的存貨儲量，每月召開產供銷聯席會。物流中心對存貨收發及時在ERP系統中進行維護，做到日清月結，存貨的請領與審批、保管與記賬應由不同的人員負責。針對部門之間統計的存貨數量的差異，要分析原因并提出改進方案。同時，物流中心還負責編制存貨定額消耗表，嚴格控制原材料的使用。
4.存貨出庫
一般存貨領用，物流中心需根據經生產車間確認的領料單在ERP系統中發貨過賬并打印出庫單，由領發料相關人員簽字。產成品銷售時，物流中心根據銷售合同，確認實際發貨，單據在ERP系統中發貨過賬，并打印出庫單交相關責任人簽字。單位門衛憑出門證并核實相關單據后放行。
5.存貨盤點
對于分類盤點，物流中心根據存貨的品種按月份進行盤點，倉儲管理員將盤點數據錄入系統進行差異分析并將盤點差異分析及時報財務部門。對于全面盤點，物流中心根據實際情況至少每半年進行一次，并出具殘次存貨報告。公司存貨全面盤點工作由財務部門組織并邀請物流中心、生產部門參加實物盤點，填寫盤點表，由財務部門監督、審核、簽字，倉儲管理員將盤點數據錄入系統進行差異分析，不相符的要查明原因，并對相關責任人進行處理。
6.存貨處理
公司清查中發現的盤盈、盤虧、毀損以及需報廢的存貨，由財務部、主管領導等按規定權限批準后處置，物流中心對閑置存貨應分析造成閑置的原因，提出處置意見及防范措施。對于閑置存貨，公司根據市場情況或評估結果確定其基礎價格，按規定權限經總經理批準后通過拍賣、出租、轉讓（出售）、投資等方式進行處置。
7.存貨核算
（1）財務部門按照公司規定的存貨計價方法，正確核算存貨的實際成本，存貨計價方法的變更由董事會審批，對外披露后在下一年度實施。
（2）財務部門月末對在途存貨、貨到票未到的存貨，復核采購部門提供的已校驗未收獲或已收獲未校驗的采購清單后，在ERP系統中暫估入賬。
（3）財務部門每季末根據生產部、物流中心、采購部門提供的有關資料，對比分析存貨可變現凈值與賬面價值，計算存貨跌價準備，重大的存貨跌價需由董事會議核準同意并形成會議紀要后才能處置。
（4）銷售部門根據返回的客戶驗貨單開據發票，確認銷售收入，進行掛賬、收款；物流中心根據返回的客戶驗貨單和運費發票為承運方辦理運費掛賬。
