摘要：文章闡述了高校后勤實體內部控制的意義，討論了高校后勤實體內部控制存在的不足與原因，提出了加強高校后勤實體內部控制建設的建議和對策。
關鍵詞：高校后勤實體；內部控制；不足與原因；建議和對策
隨著高等教育的迅猛發展和后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤實體的經營及財務活動發生了巨大變化，后勤實體亟需建立和完善內部控制制度，加強內部控制管理。同時，高校后勤實體只有通過加強內部控制管理，才能切實保證實體的全面、協調和可持續發展。
一、內部控制的涵義及控制要素
借鑒著名的COSO報告并結合高校后勤自身的特點，筆者認為，高校后勤實體的內部控制就是指為了保證其各項管理服務工作的有效進行，保護資產的有效運用和安全完整，預防、發現和糾正錯誤舞弊行為，提高會計信息質量，避免或降低風險，確保有關法律法規的貫徹執行，推動實體實現管理目標而制定的一系列方法和措施。高校后勤實體要實現內部控制的有效性，就必須要有控制環境、風險評估、控制活動、信息與交流和監控等五大要素的支持。
二、高校后勤實體內部控制的不足及原因
（一）內部控制環境不佳
影響后勤實體控制環境的因素包括：管理者的素質、品行和對內部控制的認識、管理者的管理哲學和理念、員工的誠實性和道德觀、責任的分配與授權、人力資源政策及實務等。高校后勤實體內部控制環境不佳主要體現在以下方面：
1、領導層內部控制意識淡薄。領導層態度對內控環境起決定性的作用，但是許多后勤實體的領導層并不知道內部控制實質，職工對其了解得就更少了。
2、管理層缺乏系統的管理知識。高校后勤實體的管理層普遍缺乏系統的經營管理知識。因此，在內控制度建設中，后勤實體的管理層常常處于被動狀態，內控制度無法根據管理需要及時完善。
3、組織結構設置不合理。有的后勤實體會計兼出納、采購兼驗收等等，這種制度的缺位，導致一個人身兼數職，必然存在職責不清、權限不明的現象，最終導致控制不力或者失控。
4、后勤實體的法人治理結構不完善。許多高校后勤實體仍采用傳統的行政管理模式，形式上建立了董事會、監事會等，但實際工作中存在許多誤區。有的實體董事長兼總經理；有的監事會成員的待遇由董事長或總經理決定，使監事會形同虛設，難以發揮其監督職能。
（二）內控制度建設滯后
內部控制制度是現代管理理論的重要組成部分，是一種以預防為主的制度。目前，許多后勤實體的內部控制制度建設滯后，具體表現為：
1、沒有建立內控制度或以內部財務制度代替內控制度。有的高校后勤實體的領導層認為建立內部控制后會影響后勤服務和工作的效率；還有的認為建立專職機構后會增加定員，浪費人力財力，只要有會計或辦公室人員兼職就夠了。
2、內控制度內容不全面。有的高校后勤實體在一些重要的經營領域，缺少基本的控制制度，甚至連最基本的崗位職責都沒有。
3、內控制度缺乏系統性。有的后勤實體下屬部門有內控制度和控制手段，但在整體互相牽制上缺乏相應的配套制度，使得部門之間各自為政，整體管理較亂。
4、內控制度更新建設不力。目前，面對新科技層出不窮的經濟新情況，原有的部分內控制度已經不能適應新形勢的需要，這就要求后勤實體采取積極措施，加大對內控制度的更新建設。
（三）會計信息失真
高校后勤實體產權關系不明晰是導致會計信息失真的根本原因，物質利益和權利意識的驅動是導致會計信息失真的直接原因。會計信息失真的突出表現：一是不認真執行“收支兩條線”和“收繳分離，足額繳存專戶”的規定；二是不認真執行會計制度，人為捏造會計事實，有意混淆會計科目，“真賬假算”或“假賬真算”；三是后勤工作點多、線長、面廣，未能將全部收入納入統一管理，下屬部門有的“坐收坐支”；四是由于高校內部結賬不及時，后勤實體的應收應付款項很難準確地反映出來；五是固定資產賬物不符，流失嚴重。高校后勤實體的固定資產管理長期以來一直是薄弱環節，資產的采購、驗收、登記、保管、出租、轉讓、報廢等環節缺乏內部控制管理，不按規定程序辦理，不及時盤點，隨意性很大，造成資產閑置、流失、浪費等現象，甚至有的后勤實體校內吃高校的“大鍋飯”，校外又單獨注冊法人企業，使用校內同班人馬進入社會市場，資產添置、人員工資等從校內支出，收益卻不入校內賬，造成了國有資產的大量流失。
（四）信息溝通不暢
許多后勤實體存在對信息的溝通、控制的評價及結果的反饋不予重視的現象，在組織中常有一些“誰都可以管，誰又都可以不管”的區域，出了問題以后常常是互相推諉指責，最后不了了之，無法追究責任。有的實體中還常常在高層與中層、中層與員工等之間存在溝通障礙，導致內部“上情下達，下情上達”困難，極大地影響了內部控制的效率和效果，甚至造成重大損失的發生。
三、加強后勤實體內部控制建設的建議和對策
（一）營造良好的控制環境
控制環境是整個內部控制的基礎，加強和完善高校后勤實體的內部控制，首先應注意內部控制環境的建設。改善企業的內部控制環境，需做好以下方面：
1、增強內部控制意識。首先，后勤實體領導要重視內部控制，建立健全內部控制制度，并帶頭遵守；其次，要加強管理人員的培訓和教育，使他們嚴格按照內部控制的要求工作，并在控制鏈上發揮積極作用；再次，通過宣傳、培訓等提高基層員工的控制意識，讓員工充分認識到人人都是內部控制的執行者和責任人。
2、明確內部控制的主體和目標。后勤實體內部有3種控制主體，即經營者、管理者和普通員工，他們都有各自的控制目標。經營者的目標是實現既定的經營目標、不斷增加經營效益；管理者的目標是完成責任目標、資產安全、獲得業務運行的真實報告；普通員工的目標是完成管理者下達的任務指標，履行好崗位職責。因此，只有在控制主體及其控制目標明確時，才能實施有效控制。
3、優化組織流程，合理使用人力資源。后勤實體應根據內部控制的整體性原則、牽制原則、權責對等原則和成本效益原則優化組織流程。后勤實體崗位類別較多，所以必須要有統一的崗位生產力標準，對每個崗位的作業流程、作業條件等加以規定，使之標準化。對于一些管理活動，如供應商評估與選取、材料出入庫管理、績效管理、員工招聘、培訓規劃等也需要有標準的工作流程、作業指導書。后勤實體還要按照“精干管理層、優化勞務層、減少管理跨度，降低管理控制成本”的原則合理使用人力資源，通過深化人事制度改革，建立能上能下的工作制度，形成富有活力和生機的用人機制。
4、提高管理者和員工素質。高校后勤實體的管理者和員工要認真學習管理知識，更新管理觀念。后勤實體要根據崗位、工種、技術標準的不同對員工進行有針對性的培訓，使其技術水平和能力與所在崗位的要求相適應；對各級管理人員要加強組織能力、協調能力和處理問題能力的培訓，提升他們管理能力和水平。企業要將培訓結果同員工的職稱評定和薪酬相結合，激勵員工不斷提高業務能力和技術水平。
（二）進行全面的風險評估
內部控制的研究不可能脫離企業的各種風險因素，后勤實體的風險評估要從以下方面入手：
1、重視風險的確認和識別。高校后勤實體的外部風險有：政策法規的變化（如新勞動法實施后用工風險的增加等）、高校的政策、同行業間的競爭；內部風險有：經營環境的變化、人力資源的變化（如部分企事業編制人員年齡老化）、新技術或信息系統的使用等。
2、加強風險分析和評估。高校后勤實體由于成立較晚，與社會企業相比還處于劣勢，缺乏競爭力，所以進入社會市場前，一定要收集大量的數據化信息進行定量分析，廣泛聽取員工意見，慎重決策。
3、重視風險的控制和報告。風險也有一個積累和量變到質變的過程，高校后勤實體的實際經營項目大多是低風險的，只要及時發現和報告，一般可以采取措施降低或消除風險。
（三）設立良好的控制活動
1、建立科學完善的控制體系。構筑“防堵查”3層遞進式的內部控制體系，對于及時發現問題、防范和化解后勤實體風險具有重要的作用。第1層次是在“供產銷”過程中融入牽制制度，建立以防為主的監控防線；第2層次是在常規性會計核算的基礎上，對各個崗位、各項業務進行日常性和周期性的核查，建立以堵為主的監控防線；第3層次是成立一個獨立于被審計部門的審計小組。
2、建立內部管理控制制度。后勤實體要根據組織的特點，進行優化組織框架和科學合理分工；然后根據不同的崗位，制定出崗位職責，明確員工工作范圍，實現定崗、定編、定責，使員工各司其職，又互相協作，互相監督。同時，還需最大限度地使用經濟目標責任制和量化考核指標，采用“管理與服務指標、經濟效益與社會效益指標”雙指標結合的管理辦法，建立健全事前、事中和事后監督體系，并與員工的切身利益掛鉤。
3、建立健全內部會計控制制度。首先，要明確規定處理各種經濟業務的職責分工和程序方法。其次，要明確資產記錄與保管的分工，規定管錢、管物、管賬人員的相互制約關系。再次，要明確規定部分要求。如對有關領導和經辦人簽章、明細數同合計數等方面的規定；對各種賬簿記錄，要求賬證一致；還有會計核算中規定的余額明細核對、各種報表相關數字核對以及內部稽核制度等。最后，要建立財產清查盤點制度。為了保證財產物資的安全和完整，要實行永續盤存辦法核對庫存賬實外，還要規定財產物資的局部清查和全面清查制度，以保證賬卡物相符。
（四）建立有效的信息溝通系統
一個好的信息與交流系統可以使企業及時掌握其運營狀況和組織中發生的事情，及時為企業員工提供履行職責所需的各種信息，使企業的經營管理流暢地進行。所以，要建立涵蓋企業全部重要活動的可靠信息系統，以前后一致的形式規范地提供出實體所需要的及時、全面、準確的內部及外部信息；同時要建立暢通的溝通渠道，確保信息傳達的有效性，使所有員工充分理解和執行實體的政策和目標。
（五）切實加強內部監控
對內部控制實施情況進行監控，及時發現缺陷加以改進，是客觀評價內部控制有效性的重要保證。內部監控包括日常督查和專項督查。監控情況應當形成書面報告，并在報告中揭示內部控制的重要缺陷；形成的報告還應當有暢通的報告渠道，確保發現的重要問題能送達管理層。同時，應當建立內部控制的缺陷糾正和改進機制，充分發揮內部監督效力。監控可以是由職能部門實施的內部審計，也可以是由內部監控部門實施的內部監督。監控的措施還要科學合理，有一定的代表性和覆蓋面，內控人員應由素質高、原則性強、有責任心、熟悉后勤業務的人員組成。內部控制制度能否發揮其效能，執行是關鍵，因此一定要做到令行禁止，要通過思想觀念的轉變，機構和人員的到位，將內部控制制度落到實處。
“有控則強，失控則弱，無控則亂”，建立和完善內部控制制度，是解決后勤實體內部管理松弛、控制弱化、效率低下的重要舉措。高校后勤實體的管理者應該制定、完善并及時修訂適合于本企業的內部控制制度，并確保其有效運行，只有這樣才能更好地提高企業的經濟效益和社會效益，保證實體的可持續發展。
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