【摘要】利用Excel VBA開發銷售管理系統簡單實用，可使銷售管理自動化，可快速有效地對資金、進貨、銷售、庫存等業務進行管理，合理控制“進、銷、存”各個環節，提高資金的利用率和結算速度，實現管理的高效率、實時性、科學性、智能性，從而實現資源共享，提高企業管理水平、經濟效益和競爭能力。
【關鍵詞】Excel VBA；銷售；銷售管理系統
一、概述
銷售管理不僅是企業的關鍵而且是企業的生命線。銷售涉及的角色眾多繁雜，使用信息化管理工具對企業的銷售物流進行全面管理是必須的，也是必然的。銷售管理系統能給企業決策者和管理者提供全方位的銷售流程和實時的信息查詢，并且可以統計出某段時間內的產品銷售量，加強對企業銷售環節的全盤掌控，為企業提供一個全面的信息化平臺，提高工作效率，使決策者能夠完全清楚和控制銷售這一和企業經濟直接相關聯的重要過程。筆者以某企業的銷售為模型，運用Excel開發了一套銷售管理系統。銷售作為整個企業管理系統的一部分，是企業內部與外部市場的窗口。它收集必要的市場資料，向市場提供產品和服務。銷售從產成品入庫環節開始，根據訂貨合同和庫存量發貨。顧客收到貨后，可能付款，也可能拒付，企業根據反饋的信息(應收款、到賬款，拒付理由書等)進行銷售分析，產生各種報表提供給有關部門，有關部門根據它來判斷企業經營成果是否令人滿意，并根據反饋的信息來重新調整企業在未來時期的經營計劃。銷售管理系統的應用，將從根本上解決整個商品銷售業務流程效率低、處理能力差等手工操作過程中表現出的不足，方便銷售商對商品資料、客戶資料、銷售業績等進行高效的管理。使用該系統， 管理層可以及時查詢、管理商品， 管理員工， 還可以對當前銷售業績、銷售財務進行一些統計，生成統計表格，以便全面掌握商品的銷售情況。
Excel為微軟Office組件之一，運用廣泛，容易實現，且簡單易操作，容易掌握。利用Excel VBA開發簡便實用的銷售管理系統，可以使企業在管理中節約成本，提高效率。
二、系統功能分析
(一)銷售管理系統功能結構
基于開發背景及目標定位，將“銷售管理系統”劃分成基礎資料、銷售業務、采購業務、業務分析和統計報表5大模塊。本系統支持動態的業務需求，并可方便地集成已有的企業管理資源。
(二)業務流程圖
用戶在運行本系統時，首先進入一個“系統登陸”框，輸入用戶名和密碼，對其身份進行驗證后才能進入到相應的管理模塊。系統設置了用戶權限，這主要起三方面的作用:其一，防止非法用戶進入本系統。其二，不同的用戶擁有不同的權限。其三，以某位合法用戶的身份進入系統，其有關操作將被記錄下來。
1.對于一般用戶， 可以查閱客戶的相關資料， 從系統中查找原來錄入的資料(入庫) ， 并生成訂單(出庫)。新進一批材料時，應將其分類(產品類目管理)后輸入相關信息(入庫)；當用戶購買產品時， 又進入到產品的銷售業務管理，進行相關操作。一般用戶權限不可以進行資料修改、刪除等操作，只能錄入相關信息。
2.對于管理員來說，可以查看全部資料，如每天的銷售情況、采購情況，以及銷售員信息等，并且可以通過報表進行數據匯總分析，以便熟悉市場，幫助進行下一步決策， 同時對公司工作人員的相關資料進行管理(用戶信息管理)。
三、功能模塊設計
(一)基礎資料
基礎資料包括庫存資料、客戶資料、產品資料等。庫存資料完成庫存產品的建立、查詢、修改、刪除；客戶資料完成客戶的分類查詢和添加、修改、刪除；產品資料完成產品的分類查詢、添加、修改、刪除等。
(二)銷售業務
銷售業務包括產品銷售錄入、收款管理、銷售查詢和應收賬款查詢等。銷售錄入完成產品基本信息的錄入，銷售退貨完成產品基本信息的修改和刪除，銷售查詢完成產品基本信息的查詢，收款管理完成產品銷售款項信息的查詢、修改、刪除等。
(三)采購業務
采購業務包括采購錄入、采購退貨、付款錄入等。在采購錄入操作中，用填寫入庫單的形式來完成采購的入庫行為；在退貨操作中用填寫退貨單的形式來完成材料的退貨；付款錄入完成付款管理。
(四)業務分析
包括銷售分析圖表和采購分析圖表。銷售分析圖表通過數據透視圖和數據透視表來顯示銷售數據，提供分析和決策依據。
(五)統計報表
統計報表包括銷售明細表、采購明細表、應收賬款明細表、回款明細表和付款明細表。此模塊包括產品銷售的所有信息，庫存產品、材料的物流信息，其查詢、統計是全面的。
四、系統功能模塊實現
(一)Excel表格的設計
分析流程圖， 系統需要使用表格來存儲相關的信息。表格是Excel的基礎， 只有將表格框架搭建起來，才能完成子模塊的編輯、實施。為方便數據的維護及數據的有效擴充，采用Excel創建工作表， 并使用Excel內嵌的VBA編輯宏，對表格進行處理，使操作簡便、快捷。
(二)功能模塊實現
登陸模塊設計。
打開 Microsoft Office Excel2003 中文版，執行“工具”→“宏”→“Visual Basic編輯器”，進入VBA編輯窗口，執行“插入”→“用戶窗體”，創建一個登陸窗體， 對窗體設計，并把所有按鈕代碼編輯到代碼窗口中，類的成員變量大部分與表中的字段名相同。在創建類模塊的同時，進行程序的編寫，如“注冊”命令的實現:
Private Sub CommandRegidit_Click()
If vbCancel = MsgBox(你要進行注冊嗎?, 1 + 32,注冊)ThenExitSub
If ComboBox1 = Or TextBox1 = Then MsgBox
請先正確填寫你要注冊的用戶名及密碼 !
Exit Sub
0 xh = InputBox (請重復一次密碼:)
If xh TextBox1.Text Then
If vbCancel MsgBox(二次密碼不一致,是否重新輸入!, 1 + 32,錯誤) Then GoTo0ElseExitSub
End If
If Trim(權限(ComboBox1, 2)) Then MsgBox 注冊失敗,該用戶已存在!
Exit Sub
With Sheet1
u = .Range(c65536).End(xlUp).Row + 1
.Cells(u, 3) = ComboBox1.Text
.Cells(u, 4) = 一般用戶
.Cells(u, 5) = TextBox1.Text
End With
MsgBox ComboBox1.Text & Chr(13) & 一般用戶 &Chr(13)& 注冊成功,請記住密碼!
End Sub
(三)自定義菜單模塊
為使操作方便快捷，并使系統外觀簡潔美觀，對系統加入了自定義菜單。插入模塊，加入自定義菜單代碼，并隱藏系統菜單，如：隱藏Excel系統菜單工具欄等。
Sub YinCangXiTongCaiDan( )
ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = False ' 屏蔽工作表標簽
ActiveWorkbook.Protect , , True ' 移除工作表左上角圖標和右上角最小化/最大化/關閉按鈕
With Application
.CommandBars.DisableAskAQuestionDropdown = True ' 去除幫助
.CommandBars(Standard).Visible = False ' 屏蔽常用工具欄
.CommandBars(Formatting).Visible = False ' 屏蔽格式工具欄
.CommandBars(Stop Recording).Visible = False' 屏蔽常用工具欄
.CommandBars(ply).Enabled = False ' 屏蔽工作表標簽右鍵
.CommandBars(cell).Enabled = False' 屏蔽工作表右鍵
.DisplayFormulaBar = False' 屏蔽編輯欄
.Caption = 銷售管理系統 ' Excel標題
End With
End Sub
五、結束語
銷售管理系統的開發主要包括工作表、工作簿的建立與維護，以及應用程序的設計開發兩方面。對于前者要求建立起數據一致性和完整性強的工作簿，而對于后者則要求應用程序具有功能完備、易使用等特點。
【參考文獻】
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[3] 李洋. Excel函數、圖表與數據分析應用實例[M].北京:清華大學出版社，2007:150-155.
