【摘要】隨著現代信息技術的發展,傳統的財務管理系統已不在適合現代企業的需求。文章通過分析財務管理在ERP環境下的轉變,針對傳統財務軟件所存在的問題,對ERP環境下的財務管理進行了詳細分析,指出ERP系統中的財務管理的創新功能,同時強調了ERP環境下的財務管理人員的職責
【關鍵詞】財務軟件;ERP系統;功能創新;信息集成;ABC成本算法
【中圖分類號】F832.2 【文獻標識】A
【文章編號】1671-5969(2007)04-0021-03
網絡技術帶來了信息時代,信息化促進了知識經濟誕生和發展,知識經濟引領了經濟的全球化。企業要生存、發展必須要在內部管理及財務管理上有所創新。因此ERP作為一種利用信息技術全面整合企業內外資源的管理模式,日益受到生產企業的關注。而財務管理系統一直是各個企業實施ERP時關注的重點。隨著企業外部經營環境和內部管理模式的不斷變化,對財務管理功能也提出了更高的要求,出現了新的應用。
一、ERP系統與財務軟件的區別
ERP(Enterprise Resources Planning)即企業資源計劃,是一種現代企業管理思想。它以市場和客戶需求為導向,以計劃與控制為主線,以網絡和信息技術為平臺,目標是實現企業內外資源優化配置、消除生產經營過程中無效的勞動和資源,實現信息流、物流、資金流、價值流和業務流的有機集成,提高客戶滿意度。
ERP系統是商品化的、可配置的軟件包,是信息平臺,幫助企業實現ERP思想。財務管理是ERP系統的重要組成部分。ERP系統中的財務部分一般分為財務管理和會計核算兩方面的功能,它與財務軟件的區別在于:
(一)從范圍上
財務軟件是ERP系統的一部分。ERP軟件一般按照模塊分為:財務管理、銷售管理、后勤管理、生產管理和人力資源管理等。財務管理可以單獨使用或與其他模塊緊密集成使用。
(二)從工作機理上
財務軟件中財務核算的前提是對各項經濟業務單據編制憑證手工輸入后,系統再進行匯總和分析。而ERP系統中企業的業務是以流程為導向,財務模塊通過自動生成憑證功能將這些流程緊密聯系在一起,針對不同的業務類型自動觸發會計事件,而這些會計事件對應的憑證已經預先定義好了會計科目。財務人員的工作內容就是對這些自動生成的憑證進行審核或由系統自動成批審核,將大部分精力投入財務管理的工作內容中,為企業提供更多的決策依據。
(三)從功能上
ERP軟件由于其工作原理是以業務流程為導向,因此發生的各種財務數據能夠與各項業務行為緊密聯系在一起,從財務角度或業務角度都能夠快速進行相互跟蹤。而這項功能是財務軟件不能滿足的。
二、ERP環境下財務管理的轉變
從90年代中后期開始,為了確立競爭優勢,各國企業更加關注進入市場的時間、產品的質量、服務的水平和運營成本的降低,并且為適應市場全球化要求,組織結構和投資結構也趨向于分布式和扁平化。企業家們意識到,企業不僅需要合理規劃和運用自身各項資源,還需將經營環境的各方面,如客戶、供應商、分銷商和代理網絡、各地制造工廠和庫存等的經營資源緊密結合起來,形成供應鏈,并準確及時地反映各方的動態信息,監控經營成本和資金流向,提高企業對市場反應的靈活性和財務效率。與此相對應,一方面企業開始重組組織結構和管理模式,即所謂業務流程重組(BPR) ;另一方面重視利用先進信息技術的促進作用,在MRPII的基礎上實施ERP系統,以求更有效地支持新的供應鏈和戰略決策?？梢哉f,供應鏈的概念和集成的財務管理是ERP對傳統的MRP II進行改造和超越的兩個核心。
這種趨勢對財務管理系統的挑戰則體現在:對全球市場信息的快速反饋;在降低各類經營成本和縮短產品進入市場的周期間尋求平衡;提高對企業內部其他部門和外部組織的財務管理水平;提供更豐富的戰略性財務信息;更強的財務分析和決策支持能力。
傳統的會計信息系統,包括MRPⅡ中的會計和財務模塊,主要的特點是用于事后收集和反映會計數據,在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱。另外,系統的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統的結構是面向任務和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經足夠,但在業務流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善。
三、ERP系統中的財務管理功能創新
(一)信息充分集成,改變財務部門“信息孤島”的狀態
傳統的財務管理主要以手工核算或以模仿手工核算為主,各個核算子系統之間彼此分隔,缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性。不能形成一個有機整體,從而造成各核算模塊是彼此獨立的“信息孤島”。它只是按會計活動本身而不能兼顧其它相關部門的要求來構造自己特有的信息采集、加工和輸出模式,因此其提供的信息只能滿足財務部門信息處理的需要,而不能同時滿足與財務部門相關的職能部門的管理需要。 ERP的一個重要特點是信息集成。它將原來企業內部分散、孤立的“信息化孤島”通過內聯網(Intranet)、外聯網(Extranet)和因特網(Internet)連接到一起,以“在最佳的時問和地點,獲得企業的最大利潤”為出發點,對系統信息管理進行綜合、聯系、統籌、系統的分析和設計,從而使整個系統發揮最高效率?；贓RP的企業管理模型,如圖1所示:
通過關系圖可以看出,企業的資源、計劃、管理緊密相連成一個有機的整體。集成后的ERP系統,實時地關注企業業務事件發生的各種情況,并對其實時地加以描述。就財務管理系統而言,一旦整個系統中有價值產生,并發生價值流轉的業務環節,在財務管理系統中就可得到實時反映,從而形成物流、價值流、信息流同步流動。信息充分的集成(Integration)使得在ERP平臺上工作的人們面對的是一套源頭惟一,而且數據準確,信息溝通十分方便、快捷。集成的工作環境使財務管理可根據管理要求。實時地提供某一管理對象上所發生的任何一種管理業務的明細記錄和匯總數據,同時可根據管理對象和管理業務之間的管理關系,實施不同的管理目標,使財務管理的整體性得到加強。
(二)先進的信息處理方式,提高了財務管理功能的效率和質量
新一代ERP系統中的財務管理模塊,采用先進的信息處理方式,已經完成了從事后財會信息的反應,到財務管理信息的實時處理,再到多層次、全球化財務管理支持的轉變。這些轉變具體體現在:
1.實時處理技術的應用,提高了財務管理的時效性。系統吸收并內嵌了國際上先進企業的管理模式,支持業務流程的重組。重組后的流程,使得財務信息的采集可伴隨著網上交易、結算的發生及企業系統內部價值的流動而同時完成,物流、資金流、信息流處理融為一體,數據生成和傳輸是基于每一個業務動作而不是批處理.采購、生產、銷售、庫存等環節的業務數據可以自動生成財務憑證,實時轉換成應收款、應付款等數據。實時處理技術的應用,不僅保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性,而且提高了企業對市場反映的靈活性和財務管理的效率。
2.數據倉庫技術的應用,提高了財務管理的全面性和決策的科學性。數據倉庫技術的使用使系統在進行企業績效評估的近150個指標的計算結果唾手可得,比如銷售訂單的完成周期、采購物料拒收比例、客戶信用度檢查處理周期等;各財務主管和業務主管可以通過各種績效指標的實時觀察與檢索,控制企業的經營全過程。數據倉庫還可以將企業內外的數據和信息按照不同的主題有機整合起來 ;用戶可通過OLAP(聯機分析處理)等數據倉庫工具進行決策分析查詢或數據挖掘,基于數據倉庫之上的數據分析應用是以已積累的運營數據及外部市場數據為數據基礎,有效地實現企業各類信息的綜合應用和共享,實現及時準確的財務分析、運營分析、客戶分析、市場分析、知識積累與查詢等等。為企業財務管理的全面性、決策科學性提供及時可靠的參考信息依據。
