摘要:目前高校固定資產(chǎn)會計核算和實物管理中常常存在賬賬、賬實不符的現(xiàn)象。這既有會計制度方面的原因,也受高校內(nèi)部管理體制、管理人員素質(zhì)等問題的影響,解決這些問題是加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)會計核算和固定資產(chǎn)實物管理的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞:高校;固定資產(chǎn);實物管理;會計核算
一、引言
高校固定資產(chǎn)是保證學(xué)校正常教學(xué)、科研、生活的基本保障。是反映高校教學(xué)投入。衡量學(xué)校辦學(xué)實力的重要標(biāo)志。近幾年來高校固定資產(chǎn)管理成了人們關(guān)注的焦點。針對高校管理工作的薄弱環(huán)節(jié),許多專家學(xué)者對固定資產(chǎn)管理進(jìn)行了研究,高校固定資產(chǎn)管理工作有所改善。隨著高校教育快速發(fā)展,高校對固定資產(chǎn)的投人大幅度增加,而高校固定資產(chǎn)管理和核算中的薄弱問題卻仍然存在。本文主要分析高校固定資產(chǎn)總賬與所屬明細(xì)賬、實物賬及固定資產(chǎn)實際價值不相符的原因,探析高校固定資產(chǎn)核算和管理中存在的問題,以進(jìn)一步加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)的核算和管理,最終實現(xiàn)固定資產(chǎn)的保值、增值,提高固定資產(chǎn)使用效益的目標(biāo)。
二、高校固定資產(chǎn)管理與核算中存在的問題
高校對固定資產(chǎn)的管理方法多樣,但基本上分為兩類:一類是設(shè)置資產(chǎn)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),設(shè)置一級實物總賬、資產(chǎn)卡,對固定資產(chǎn)實物進(jìn)行統(tǒng)一管理,分管部門和使用部門進(jìn)行二級、三級管理;另一類是沒有統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),實行分散分塊管理,即設(shè)備管理部門管理教學(xué)科研設(shè)備,后勤管理部門管理家具和房屋建筑物,圖書館管理圖書資料等。固定資產(chǎn)的會計核算則根據(jù)資產(chǎn)管理部門并具的固定資產(chǎn)驗收單、發(fā)票及報廢、調(diào)撥等相關(guān)原始憑證,設(shè)置固定資產(chǎn)總賬和分類賬進(jìn)行固定資產(chǎn)的增加與減少的核算。據(jù)調(diào)查,在實際工作中常常發(fā)生固定資產(chǎn)會計總賬、分類明細(xì)賬與資產(chǎn)管理部門、使用部門實物總賬、明細(xì)賬、資產(chǎn)卡不相符,資產(chǎn)的賬面價值與實物價值不相符等問題,嚴(yán)重影響了會計信息的真實性、完整性和及時性。究其原因如下:
(一)相關(guān)的管理、會計核算人員對固定資產(chǎn)的管理政策、法規(guī)了解不深,管理意識薄弱,固定資產(chǎn)增、減變化時登記、建卡不夠規(guī)范,固定資產(chǎn)會計核算不規(guī)范,造成固定資產(chǎn)賬賬不符、賬實不符。
1 系統(tǒng)設(shè)備固定資產(chǎn)登記不正確,會計核算不規(guī)范
(1)系統(tǒng)設(shè)備是指由多個可單獨使用,且使用壽命不同的設(shè)備組合。一些高校沒有按系統(tǒng)里的單獨設(shè)備登記實物賬及記錄會計賬,整套設(shè)備作為一項固定資產(chǎn)進(jìn)行驗收登記和核算,當(dāng)系統(tǒng)中的某個設(shè)備需更換時,資產(chǎn)管理部門對新更換的設(shè)備不再開具固定資產(chǎn)驗收單進(jìn)行重新登記,財務(wù)也不作固定資產(chǎn)增加核算,而只作為設(shè)備修繕費(fèi)支出。由于所購設(shè)備時間、地點、品牌、初始入賬價值等存在差異,即使同一設(shè)備,新更換的設(shè)備往往與原設(shè)備金額不相等。由于新更換的設(shè)備不進(jìn)行固定資產(chǎn)的核算,反映在會計賬上該套設(shè)備只是初始入賬固定資產(chǎn)原值,使固定資產(chǎn)賬面價值與實物價值不符。
(2)一些高校對系統(tǒng)設(shè)備雖按所組成的單獨設(shè)備進(jìn)行了登記,但設(shè)備投人使用前的稅費(fèi)等在各設(shè)備之間分配不合理,造成固定資產(chǎn)初始計量不準(zhǔn)確,固定資產(chǎn)賬面價值與實物價值不符。
2 各教學(xué)部門、科室訂購的圖書資料和一些屬于固定資產(chǎn)的設(shè)備,沒有開具驗收單進(jìn)行固定資產(chǎn)登記,財務(wù)部門也沒有告知管理部門就進(jìn)行固定資產(chǎn)增加的會計核算,使得資產(chǎn)管理部門的實物賬與會計賬產(chǎn)生了差異。
3 因各種原因不及時清理已淘汰、報廢的固定資產(chǎn),在清理報廢時也不按規(guī)定程序辦理固定資產(chǎn)出售、報廢、毀損、丟失等手續(xù),資產(chǎn)管理部門沒有做減少固定資產(chǎn)的登記,財務(wù)也不進(jìn)行固定資產(chǎn)減少的核算。已淘汰、報廢的固定資產(chǎn)早已不存在,也沒有人去追究固定資產(chǎn)減少的原因,造成固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符。
4 在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行改建、擴(kuò)建的固定資產(chǎn),應(yīng)按改建、擴(kuò)建發(fā)生的支出減改建、擴(kuò)建過程中的變價收人后的凈值增加固定資產(chǎn)價值。但實際操作中,由于改建、擴(kuò)建工作主要是后勤部門、基建部門負(fù)責(zé)實施,工程結(jié)算審計后,財務(wù)部門按審計結(jié)果進(jìn)行財務(wù)決算,會計核算只作修繕費(fèi)支出處理,財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門及使用部門均沒有意識到要進(jìn)行固定資產(chǎn)增加登記和會計核算,造成固定資產(chǎn)實物價值與固定資產(chǎn)賬面價值不相符。
5 接受捐贈的固定資產(chǎn),有些資產(chǎn)管理部門和使用部門登記了實物賬,但因為不用支付款項,管理人員沒有意識到需要開具固定資產(chǎn)驗收單進(jìn)行會計核算;有些資產(chǎn)管理部門、使用部門既沒有登記實物賬,財務(wù)也不作任何固定資產(chǎn)增加的賬務(wù)處理,這樣就造成固定資產(chǎn)賬賬、賬實不相符。
6 對已經(jīng)注冊獨立經(jīng)營的校辦產(chǎn)業(yè)投入的固定資產(chǎn),固定資產(chǎn)實物已轉(zhuǎn)出學(xué)校,但沒有辦理投資轉(zhuǎn)移手續(xù),不做固定資產(chǎn)減少的賬務(wù)處理,學(xué)校固定資產(chǎn)賬面價值仍是原價值,使得學(xué)校固定資產(chǎn)賬面價值與實物不符;同時,經(jīng)營單位不進(jìn)行固定資產(chǎn)增加的核算,不計提折舊,固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)不明,賬務(wù)不清。無形中造成國有資產(chǎn)流失。 (二)原有的固定資產(chǎn)核算和管理相關(guān)制度、法規(guī)對固定資產(chǎn)價值的真實性、完整性和及時性的影響
1 由于高校會計制度是以收付實現(xiàn)制為基礎(chǔ)對固定資產(chǎn)進(jìn)行核算,會出現(xiàn)以下情況:固定資產(chǎn)驗收后,資產(chǎn)管理部門根據(jù)本部門填寫的固定資產(chǎn)驗收單,對固定資產(chǎn)的增加及時地登記實物賬與明細(xì)賬,建立了卡片;而財務(wù)部門有時會遇到資金困難,拖延付款的情況,會計制度對未支付款項的會計事項不要求做賬務(wù)處理,付款時才進(jìn)行增加固定資產(chǎn)的會計核算,這種時間上的差異使得會計賬與固定資產(chǎn)實物賬不相等。
2 現(xiàn)行高校會計制度規(guī)定,已經(jīng)投入使用但尚未辦理移交手續(xù)的固定資產(chǎn),可先按估計價值記賬,待確定實際價值后,再進(jìn)行調(diào)整。對這部分固定資產(chǎn),財務(wù)部門按規(guī)定先進(jìn)行會計核算,做固定資產(chǎn)增加的賬務(wù)處理;資產(chǎn)管理部門則在固定資產(chǎn)實際價值確定后,才填寫驗收單登記固定資產(chǎn)實物賬,并建立卡片。有些高校對這部分固定資產(chǎn)既不按規(guī)定估價入賬也不登記,有些工程竣工幾年都未結(jié)算,這種時間上的差異,使會計賬與固定資產(chǎn)實物賬不相符:固定資產(chǎn)賬面價值與實物價值不相符。
3 高等學(xué)校財務(wù)制度規(guī)定,一般情況下,高校的固定資產(chǎn)必須同時具備兩個條件:一是單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上(一般設(shè)備單位價值在500元以上。專用設(shè)備單位價值在800元以上);二是使用年限在1年以上,單位價值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),但耐用時間在一年以上的大批同類物資,作為固定資產(chǎn)核算和管理。單位價值未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)是否入賬的不確定性,使各高校固定資產(chǎn)投入指標(biāo)缺乏可比性,會不同程度地造成固定資產(chǎn)管理的混亂。一是橫向可比性差。由于對單位價值未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)的“大批量”理解不同,即使是同一類物品。同樣的批量;各高校園 辦學(xué)規(guī)模不同,管理觀念不同,對單位價值未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的物資記入固定資產(chǎn)賬務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)就有差別,因而高校固定資產(chǎn)投入指標(biāo)橫向可比性差。二是縱向可比性差。高校發(fā)展的不同時期對固定資產(chǎn)入賬價值有不同的做法。因各時期發(fā)展的需要,還有對“大批量”理解的不同,單位價值未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)但耐用時間在一年以上的大批同類物資,在不同的時期會做不同的核算和管理,因此,同一高校在不同時期固定資產(chǎn)投入的縱向可比性也差。同時,同一高校的同類物資,大批量購入時作為固定資產(chǎn)管理,小批量購入時則作為低值易耗品處理,這種會計政策的不確定性,會導(dǎo)致固定資產(chǎn)實物管理的混亂,使得此類固定資產(chǎn)賬實不符,容易造成國有資產(chǎn)的流失。
4 以收付實現(xiàn)制為基礎(chǔ)的高校會計制度不要求固定資產(chǎn)計提折舊,而是在購人時作一次性支出處理(也可理解為一次折舊完畢),同時增加固定資產(chǎn)和固定基金。固定資產(chǎn)在使用期間賬面價值不變,報廢時一次性處理固定資產(chǎn)和固定基金賬面記錄。實際上。隨著固定資產(chǎn)的使用,實物的磨損及技術(shù)進(jìn)步,固定資產(chǎn)的價值是逐漸減少的;其價值隨著使用將逐步轉(zhuǎn)移到使用成本中,且其原值與凈值的差距會越來越大。現(xiàn)行高校固定資產(chǎn)的會計核算不符合固定資產(chǎn)價值的運(yùn)動規(guī)律,造成固定資產(chǎn)的賬面價值不能體現(xiàn)其實際價值。
三、解決高校固定資產(chǎn)管理與核算問題的途徑
(一)在建立健全固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)上加大其執(zhí)行力度
制定固定資產(chǎn)購置的申請、審批、采購、驗收、使用、維護(hù)、維修、盤點、清查、對賬、報廢等管理制度;明確每個環(huán)節(jié)應(yīng)辦理的手續(xù)和管理人員、經(jīng)辦人應(yīng)履行的職責(zé);完善固定資產(chǎn)管理的考核和獎懲辦法。對在固定資產(chǎn)管理工作中不稱職而給國家財產(chǎn)造成損失的要嚴(yán)肅處理,對管理工作做得好的要給予表彰,使部門之間管理和核算統(tǒng)一口徑、相互合作、相互監(jiān)督,做到固定資產(chǎn)賬、卡、物相符,使固定資產(chǎn)管理逐步形成制度化和規(guī)范化。
(二)健全固定資產(chǎn)的管理機(jī)構(gòu),充分利用現(xiàn)代管理手段,加強(qiáng)固定資產(chǎn)的實物管理
根據(jù)高校的具體情況和管理需要,實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分塊分級管理”的辦法。設(shè)置固定資產(chǎn)一級機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理全校固定資產(chǎn);教務(wù)部門、后勤部門、圖書館等為二級機(jī)構(gòu),分管本系統(tǒng)固定資產(chǎn)實物;使用部門為三級機(jī)構(gòu),管理本部門的固定資產(chǎn)實物,并明確固定資產(chǎn)管理部門的職責(zé)范圍。一級管理部門利用計算機(jī)管理等科學(xué)手段,分部門、分類別進(jìn)行固定資產(chǎn)登記與建卡,通過固定資產(chǎn)記錄,分析設(shè)備分布情況;結(jié)合使用部門的實際和教研發(fā)展的需要,分輕重緩急,統(tǒng)一全面優(yōu)化配置教儀設(shè)備,以免資產(chǎn)多購重購,確保有限資金用在刀刃上。按學(xué)校的盤點、清理制度,一級管理部門定期或不定期組織使用部門、財務(wù)部門對學(xué)校固定資產(chǎn)進(jìn)行清理、盤點、對賬,及時掌握固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀,并監(jiān)督使用、保養(yǎng)、維修等情況。使固定資產(chǎn)賬實相符。對盤點中發(fā)現(xiàn)的閑置資產(chǎn)實行優(yōu)化配置,或以出租、投資的形式提供給需用的單位或個人,以減少固定資產(chǎn)的有形和無形損耗,最大限度地提高固定資產(chǎn)使用率。 (三)對固定資產(chǎn)管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高相關(guān)人員的固定資產(chǎn)管理知識和責(zé)任意識
培訓(xùn)內(nèi)容要結(jié)合會計核算的有關(guān)知識,使管理人員從固定資產(chǎn)的購置、登記、建卡、入賬,到固定資產(chǎn)的使用、保養(yǎng)、維修,再到固定資產(chǎn)的損毀、報廢、清理、核銷等一系列的程序和相關(guān)手續(xù)都有所了解,達(dá)到應(yīng)知應(yīng)會,統(tǒng)一思想,統(tǒng)一認(rèn)識,共同提高管理理念。
(四)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理、使用與核算部門及相關(guān)人員的溝通
固定資產(chǎn)管理和會計核算是一個系統(tǒng)的過程,從固定資產(chǎn)的申請、審批、購置、驗收、核算、使用、維護(hù)、修理等需要多個部門的合作才能完成。在此過程中。需進(jìn)行一系列的工作,經(jīng)過相關(guān)部門、人員之間的有效溝通和信息交流,可以減少固定資產(chǎn)的管理核算工作出現(xiàn)差錯,保證固定資產(chǎn)管理與核算順利進(jìn)行,真正實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。
(五)改革固定資產(chǎn)會計核算方法
1 引人權(quán)責(zé)發(fā)生制的會計核算基礎(chǔ),以及時核算高校的固定資產(chǎn)。取消“固定基金”科目,在固定資產(chǎn)購入遇到財務(wù)支付困難時,先填寫固定資產(chǎn)驗收單,資產(chǎn)管理部門及使用單位登記固定資產(chǎn)增加。財務(wù)部門憑發(fā)票、運(yùn)輸單、驗收單等原始憑證登記賬簿,及時保證固定資產(chǎn)賬實相符。
2 參照企業(yè)對固定資產(chǎn)的核算方法,對固定資產(chǎn)使用中的價值轉(zhuǎn)移情況進(jìn)行核算,以真實地反映固定資產(chǎn)的價值。可增設(shè)固定資產(chǎn)的備抵科目“累計折舊”來核算固定資產(chǎn)使用中的價值轉(zhuǎn)移,計提折舊時,借:教育事業(yè)支出或相關(guān)支出科目。貸:累計折舊。“固定資產(chǎn)”與“累計折舊”的差額即為固定資產(chǎn)的凈價值,從而準(zhǔn)確反映固定資產(chǎn)凈值,提高會計信息的準(zhǔn)確性。
總之,固定資產(chǎn)的會計核算和實物管理是一項基礎(chǔ)性及政策性都較強(qiáng)的系統(tǒng)工作,需學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和固定資產(chǎn)管理、財務(wù)、使用等相關(guān)部門的共同努力。固定資產(chǎn)會計核算的真實、完整、及時是提高會計信息真實性的保障;只有日常管理科學(xué)、有效,才能保證固定資產(chǎn)的安全、保值,最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的使用效益,營造節(jié)約型校園。
