【摘要】筆者著重介紹了會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法的主要內(nèi)容，闡明了實(shí)施方法中四個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的實(shí)施階段，在各個(gè)階段中要分別完成、達(dá)到不同的工作任務(wù)來開展實(shí)施工作，以達(dá)到企業(yè)預(yù)期的效果。
企業(yè)發(fā)展會(huì)計(jì)電算化主要有兩個(gè)目的：一是提高勞動(dòng)效率，滿足企業(yè)內(nèi)部和社會(huì)上有關(guān)管理部門對(duì)會(huì)計(jì)信息的管理要求；二是通過電算化的具體實(shí)施，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，為了使會(huì)計(jì)人員有充足的時(shí)間和精力去關(guān)心會(huì)計(jì)工作在企業(yè)管理領(lǐng)域中的作用，為企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，不少企業(yè)砸下重金購買國內(nèi)外軟件，甚至高薪聘請(qǐng)所謂的人才，來做這個(gè)項(xiàng)目以達(dá)到目的。但是，結(jié)果總是失望大于期望!電算化所帶來的效益甚微，其失敗的原因各種各樣，但有一條卻是至關(guān)重要的，那就是沒有系統(tǒng)地運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法來引領(lǐng)、指導(dǎo)這個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)的實(shí)施，使企業(yè)需求與軟件功能有機(jī)結(jié)合起來發(fā)揮其最大效用，造成需求與軟件系統(tǒng)的偏差，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗或達(dá)不到預(yù)期的效果。
因此，不能認(rèn)為購買了軟件、安裝了設(shè)備，電算化就算是搞起來了。目前，很多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)核算軟件都提供了相當(dāng)多的功能供用戶選擇，因此在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之前，應(yīng)充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求，作好詳盡、細(xì)致的準(zhǔn)備工作。更為重要的是要掌握且熟練運(yùn)用電算化項(xiàng)目實(shí)施方法，能夠有效處理實(shí)施過程中出現(xiàn)的種種問題，避免 “出錯(cuò)——改正”的實(shí)施途徑。
一、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法主要的內(nèi)容及其達(dá)成的工作任務(wù)
（一）會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法的主要內(nèi)容
1.項(xiàng)目準(zhǔn)備
項(xiàng)目準(zhǔn)備是任何項(xiàng)目必須首先解決的問題即為項(xiàng)目實(shí)施做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，主要是針對(duì)項(xiàng)目人員、項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目有關(guān)初始約定的一系列相關(guān)活動(dòng)。主要任務(wù)是根據(jù)項(xiàng)目方案和企業(yè)情況，解決項(xiàng)目做到什么、做什么、如何做和誰來做的問題。主要包括項(xiàng)目啟動(dòng)和方案制訂方面的內(nèi)容。
（１）項(xiàng)目啟動(dòng)。項(xiàng)目啟動(dòng)主要是在項(xiàng)目開始前，對(duì)企業(yè)電算化項(xiàng)目進(jìn)行的前期準(zhǔn)備工作。主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)分析、企業(yè)方項(xiàng)目組織和顧問方項(xiàng)目組織的建立、項(xiàng)目前期文檔分析、企業(yè)背景研究、與企業(yè)交流項(xiàng)目組織要求和項(xiàng)目公約，并開展項(xiàng)目啟動(dòng)交流。
（２）方案制訂。項(xiàng)目方案制訂是在項(xiàng)目啟動(dòng)后，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理基礎(chǔ)、人力資源管理體系與日常業(yè)務(wù)處理等進(jìn)行的調(diào)研活動(dòng)，是確定項(xiàng)目實(shí)施的方案，建立該項(xiàng)目的實(shí)施過程與實(shí)施順序和總體性的、階段性的實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的指南。
2.藍(lán)圖設(shè)計(jì)
藍(lán)圖設(shè)計(jì)是國際通用的一種企業(yè)建模方法，是用一種企業(yè)可以理解的方式來說明復(fù)雜的過程，它是一種清晰而又簡單的描述方法，只用少量不同的符號(hào)，以集合的方式進(jìn)行組織，定義了什么人必須在什么時(shí)候、采用什么方法去做什么事情，這種描述方法使得非專業(yè)人員也可以理解復(fù)雜的業(yè)務(wù)過程。
藍(lán)圖設(shè)計(jì)是實(shí)施過程中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。藍(lán)圖定義的過程就是企業(yè)將自身業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為新系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的過程。在這個(gè)轉(zhuǎn)化過程中，勢必會(huì)遇到很大的阻力，甚至?xí)霈F(xiàn)相當(dāng)大的沖突。因此，必須給予相當(dāng)?shù)闹匾暎捎眠m當(dāng)?shù)牟呗裕ＷC項(xiàng)目總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
通過對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)及其流程的整理，一方面可以理清企業(yè)自身的管理流程；另一方面可以使實(shí)施顧問獲得業(yè)務(wù)規(guī)范化調(diào)整的基礎(chǔ)信息和軟件客戶化需求的初步信息，為規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)管理、使軟件標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、實(shí)施下一步藍(lán)圖打下堅(jiān)實(shí)而可靠的基礎(chǔ)。
確切地說，企業(yè)藍(lán)圖設(shè)計(jì)可由標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)匹配和藍(lán)圖確認(rèn)三個(gè)部分組成。
（１）標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)是對(duì)企業(yè)項(xiàng)目小組及業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行基于系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)處理業(yè)務(wù)及流程的培訓(xùn)，使企業(yè)理解和認(rèn)識(shí)系統(tǒng)的管理思想及流程，為下一步企業(yè)對(duì)系統(tǒng)與企業(yè)自身業(yè)務(wù)的結(jié)合打好基礎(chǔ)。
（２）業(yè)務(wù)匹配。業(yè)務(wù)匹配是指對(duì)業(yè)務(wù)流程方案進(jìn)行測試的過程。企業(yè)先在顧問的指導(dǎo)下整理業(yè)務(wù)流程，然后通過建立有企業(yè)業(yè)務(wù)處理特征的業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)環(huán)境模擬實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)匹配，從而確定企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的處理規(guī)范，并且驗(yàn)證前期流程的可行性，確保系統(tǒng)或設(shè)計(jì)可以滿足流程管理所需要，確保企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程能夠在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。
（３）藍(lán)圖確認(rèn)。企業(yè)經(jīng)過業(yè)務(wù)匹配，其應(yīng)用所涉及的部門范圍、功能范圍會(huì)被明確地界定出來，其業(yè)務(wù)流程會(huì)被清晰地確定。在此基礎(chǔ)之上，可以明確應(yīng)用信息化系統(tǒng)所需要的靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備范圍、靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備口徑，信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)參數(shù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的項(xiàng)目字典等系統(tǒng)應(yīng)用配置管理等也可以明確。
可以此為基礎(chǔ)，建立起新的系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用框架、業(yè)務(wù)運(yùn)行業(yè)務(wù)規(guī)程、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案、客戶化方案等一系列企業(yè)系統(tǒng)應(yīng)用的策略和方針，建立起企業(yè)整體應(yīng)用的系統(tǒng)框架。
（二）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
通過前面幾個(gè)階段工作的或串行或并行，系統(tǒng)開始在企業(yè)中發(fā)揮作用。而初始化工作是系統(tǒng)開始運(yùn)行的必要技術(shù)條件，企業(yè)在開始使用新的系統(tǒng)時(shí)，要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備是否齊全、培訓(xùn)是否足夠、知識(shí)的傳遞鏈在企業(yè)內(nèi)部是否已經(jīng)建立以及每個(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)的相關(guān)人員是否明白：他在什么時(shí)候什么地方使用什么方法去做他應(yīng)該做或能做到的事。在此階段，企業(yè)必須在顧問的指導(dǎo)下制訂并通過階段性的運(yùn)行調(diào)整，然后固化下來。
為此，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備、最終用戶培訓(xùn)和系統(tǒng)上線。
１.基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備
基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備就是為企業(yè)電算化項(xiàng)目實(shí)施的系統(tǒng)上線做數(shù)據(jù)方面的準(zhǔn)備。具體來講，基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備需要為系統(tǒng)上線準(zhǔn)備出符合系統(tǒng)運(yùn)行要求所必需的靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如會(huì)計(jì)科目、物料、工藝路線及產(chǎn)品物料清單等。
２.最終用戶培訓(xùn)
最終用戶培訓(xùn)就是對(duì)企業(yè)系統(tǒng)基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備后應(yīng)用系統(tǒng)的一線操作人員進(jìn)行的培訓(xùn)，該培訓(xùn)包括的內(nèi)容主要有應(yīng)用信息化系統(tǒng)后的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和軟件操作技能培訓(xùn)。
３.系統(tǒng)上線
系統(tǒng)上線主要依據(jù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段的規(guī)劃以及系統(tǒng)上線準(zhǔn)備計(jì)劃，將企業(yè)現(xiàn)行數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)切換到正式的系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)靜態(tài)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的切換以及企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。此時(shí)，如果出現(xiàn)藍(lán)圖設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)及業(yè)務(wù)不對(duì)應(yīng)致使流程無法順利運(yùn)行的情況，可以根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行情況對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整，以保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
（三）驗(yàn)收交付
既然系統(tǒng)實(shí)施的過程是一個(gè)項(xiàng)目管理的對(duì)象，那它必然和所有的項(xiàng)目一樣，有開始也有結(jié)束。對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施這樣的項(xiàng)目來說，驗(yàn)收交付不是僅僅發(fā)生在某個(gè)具體時(shí)點(diǎn)的事，它其實(shí)貫穿于系統(tǒng)實(shí)施的始終。只有讓系統(tǒng)實(shí)施的這個(gè)項(xiàng)目在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候通過驗(yàn)收，企業(yè)才有持續(xù)改善的基礎(chǔ)。也就是說，項(xiàng)目驗(yàn)收不只是過去的結(jié)束，更是未來的開始。
驗(yàn)收交付是對(duì)在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)已完成的實(shí)施成果進(jìn)行總結(jié)，并確認(rèn)雙方所做的合同項(xiàng)目實(shí)施工作已達(dá)到的項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)。通過驗(yàn)收交付階段后，表明合同項(xiàng)目實(shí)施完成，并可投入使用。
（四）會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法的主要任務(wù)
實(shí)施方法的四個(gè)主要內(nèi)容實(shí)際上是四個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的實(shí)施階段，在各個(gè)階段中要分別完成、達(dá)到不同的工作任務(wù)，來開展實(shí)施工作，以達(dá)到企業(yè)預(yù)期的效果。
1.項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
項(xiàng)目分析，顧問收集企業(yè)資料，包括：合同、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告項(xiàng)目解決方案等，做到心中有數(shù)；建立雙方項(xiàng)目組織（通常包括項(xiàng)目實(shí)施指導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目實(shí)施小組、業(yè)務(wù)職能實(shí)施小組等）；項(xiàng)目現(xiàn)場實(shí)施調(diào)研；明確和具體化項(xiàng)目實(shí)施需求后，確定實(shí)施方案；確定項(xiàng)目實(shí)施整體計(jì)劃。
2.在藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段
（１）選派合適的老師擔(dān)任不同級(jí)別的培訓(xùn)任務(wù)。對(duì)管理層的培訓(xùn)必須選派熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問；對(duì)操作員的培訓(xùn)則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做，系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。
（２）顧問組織以企業(yè)負(fù)責(zé)人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為組織隊(duì)伍，指導(dǎo)該隊(duì)伍準(zhǔn)備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及仿真運(yùn)行的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，并按業(yè)務(wù)流程解決方案進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個(gè)步驟中都要由測試人員進(jìn)行原型測試和確認(rèn)，不符合的流程要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，修改業(yè)務(wù)解決方案。
（３）建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案。同時(shí)，就系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用制定最終用戶培訓(xùn)方案，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓(xùn)結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
3.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段
（１）顧問依據(jù)企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門跨度，讓企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的人員參與進(jìn)來，共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況；最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則；指導(dǎo)企業(yè)組織安排相關(guān)人員進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備工作。
（２）實(shí)施顧問給企業(yè)準(zhǔn)備必要的培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)的標(biāo)準(zhǔn)課件和新業(yè)務(wù)操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓(xùn)一定要由企業(yè)項(xiàng)目組成員來完成；最終用戶培訓(xùn)后，應(yīng)組織嚴(yán)格的考試，確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。
（３）按計(jì)劃正確、及時(shí)完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作，指導(dǎo)企業(yè)系統(tǒng)上線工作。
4.驗(yàn)收交付階段
項(xiàng)目總結(jié)，完成項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。報(bào)告包括幾個(gè)方面：項(xiàng)目實(shí)施背景、項(xiàng)目實(shí)施的主要目標(biāo)、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用范圍和項(xiàng)目實(shí)施成果概述。
二、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法可以規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)
（一）缺乏控制的風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目實(shí)施范圍界定不清、缺乏控制，造成項(xiàng)目實(shí)施過程中范圍無限擴(kuò)大，使項(xiàng)目失控陷入泥潭，無法收尾；沒有制訂出有效的項(xiàng)目整體實(shí)施策略與方法，在實(shí)施過程中缺乏整體的實(shí)施指導(dǎo)思想，造成項(xiàng)目無法達(dá)成既定目標(biāo)。通過建立項(xiàng)目組織、制定總體實(shí)施方法、策略等工作內(nèi)容可使上述風(fēng)險(xiǎn)得到避免。
（二）業(yè)務(wù)需求關(guān)注點(diǎn)過大的風(fēng)險(xiǎn)
業(yè)務(wù)需求關(guān)注點(diǎn)應(yīng)是在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)可以解決或基本可以解決的業(yè)務(wù)需求，也就是要突出、確定在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)的實(shí)施重點(diǎn)，避免關(guān)注業(yè)務(wù)需求的細(xì)節(jié)及軟件功能完美性。
（三）會(huì)計(jì)電算化人才缺乏的風(fēng)險(xiǎn)
在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，就已經(jīng)物色好相關(guān)人員并做針對(duì)性的培養(yǎng)，使其在項(xiàng)目實(shí)施過程中及將來項(xiàng)目的應(yīng)用中發(fā)揮引領(lǐng)作用。同時(shí)，通過標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、最終用戶培訓(xùn)等一系列的培訓(xùn)，確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)，對(duì)電算化系統(tǒng)上線后的正常運(yùn)用起了很大的作用。
（四）推倒重做的風(fēng)險(xiǎn)
只有對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理有充分的理解和認(rèn)識(shí)，制訂的業(yè)務(wù)解決方案才不會(huì)脫離企業(yè)實(shí)際，避免了達(dá)不到預(yù)期的效果以至實(shí)施工作推倒重做的結(jié)果，并且可以減少上線準(zhǔn)備的工作量、系統(tǒng)上線的難度等等。
三、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法注意事項(xiàng)
（一）實(shí)施方法的原則
1.指導(dǎo)性原則
實(shí)施方法是項(xiàng)目實(shí)施工作的指南，是幫助顧問形成良好工作習(xí)慣和風(fēng)格的工具，是確保項(xiàng)目按目標(biāo)、按計(jì)劃順利進(jìn)展的策略和方法。
2.計(jì)劃性原則
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。項(xiàng)目實(shí)施過程的任何工作都要在計(jì)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行，雙方取得一致意見并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。只有這樣才能分清責(zé)任，保證項(xiàng)目進(jìn)展。
3.規(guī)范性原則
“沒有規(guī)矩，不成方圓”，嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地按照實(shí)施方法原則的要求進(jìn)行實(shí)施工作，是實(shí)施顧問專業(yè)化的前提條件。
（二）確保實(shí)施方法的貫徹執(zhí)行，需要通力合作
項(xiàng)目實(shí)施是一項(xiàng)集體合作進(jìn)行的工程，需要企業(yè)與顧問緊密結(jié)合、通力合作。只有這樣，才能有效地做好系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)切換等各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)知識(shí)與技能的轉(zhuǎn)移，為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才；才能保證專業(yè)的項(xiàng)目管理服務(wù)，確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化項(xiàng)目實(shí)施后系統(tǒng)的成功應(yīng)用。
因此，運(yùn)用成熟的會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法，能規(guī)范實(shí)施組織及雙方的責(zé)任、權(quán)利和行動(dòng)規(guī)范，提供實(shí)施工具、項(xiàng)目管理規(guī)范等涉及實(shí)施流程全方位的內(nèi)容，并以此為指導(dǎo)向企業(yè)提供高效可靠的實(shí)施服務(wù)。而且，它有效降低了實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、縮短了實(shí)施周期、保證了實(shí)施質(zhì)量，最大限度地保障了系統(tǒng)實(shí)施的成功率。
